Bài 1: Tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán một cách thích ứng với điều kiện về quy mô, về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng và to lớn trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tại doanh nghiệp.

Với chức năng thông tin và kiểm tra tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp một cách thường xuyên, nhanh nhạy và có hệ thống nên tổ chức kế toán là một trong các mặt quan trọng được các doanh nghiệp quan tâm. Tổ chức kế toán không đơn thuần là tổ chức một bộ phận quản lý trong doanh nghiệp, mà nó còn bao hàm cả tính nghệ thuật trong việc xác lập các yếu tố, điều kiện cũng như các môì liên hệ qua lại có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kế toán, bảo đảm cho kế toán phát huy tối đa các chức năng vốn có của mình.

Tổ chức kế toán doanh nghiệp trong điều kiện thực hiện cơ chế thị trường, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học tổ chức, còn phải gắn với đặc thù của hạch toán kế toán vừa là môn khoa học, vừa là nghệ thuật ứng dụng để việc tổ chức bảo đảm được tính linh hoạt, hiệu quả và đồng bộ nhằm đạt tới mục tiêu chung là tăng cường được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Tổ chức kế toán bao gồm những nội dung sau đây:

• Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ thể lệ về kế toán được quy định, các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận.
• Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán.
• Tổ chức vận dụng các công việc kế toán để tập hợp phân loại, xử lý và tổng hợp các thông tin cần thiết.
• Tổ chức bộ máy kế toán
• Tổ chức trang bị các phương tiện, thiết bị tính toán.
• Tổ chức kiểm tra kế toán (hoặc kiểm toán)

Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ, thê lệ về kế toán được quy định, các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận là vấn đề quan trọng nhằm xác định chính sách về kế toán trong doanh nghiệp. Chính sách về kế toán của doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định chung trên cơ sở vận dụng một cách phù hợp với điều kiện cụ thể của mình như vận dụng hệ thông tài khoản kế toán thông nhất, mặt khác nó đề ra những phương pháp cụ thể mà kế toán cần phải thực hiện một cách nhất quán trong quá trình cung cấp thông tin.

Công tác kế toán ở bất kỳ đơn vị nào bao giờ cũng bao gồm các giai đoạn cơ bản: lập chứng từ, ghi sổ và lập các báo cáo kế toán và quản trị. Tổ chức hệ thống chứng từ (có tính chât bắt buộc và hướng dẫn) phù hợp với tính đa dạng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ; đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết đế kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý và nhanh chóng vừa bảo đảm nguồn thông tin ban đầu quan trọng, vừa là cơ sở đế’ kiểm tra và ghi sổ được nhanh chóng. Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị có tác dụng quan trọng để phân loại, xử lý và tổng hợp thông tin được nhanh chóng, chính xác. Dựa vào số liệu được phản ánh trên các sổ kế toán để lập các báo cáo tài chính theo quy định chung cũng như lập các báo cáo nội bộ biểu hiện kết quả của công tác kế toán, Tổ chức hệ thống báo cáo phản ánh được toàn diện các mặt hoạt động của đơn vị và đáp ứng được nhu cầu thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau là căn cứ để đánh giá chất lượng công tác kế toán của đơn vị.

Để thực hiện được công tác kế toán cần thiết phải sử dụng đồng thời các công việc: chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá và cân đối, tổng hợp cân đối. Vận dụng các công việc này vào điều kiện thực tế của từng doanh nghiệp để hạch toán các nội dung cụ thể phù hợp với chính sách về kế toán của doanh nghiệp nhằm cung cấp các thông tin cần thiết, được châp nhận biểu hiện không chỉ trình độ khoa học mà còn là nghệ thuật ứng dụng “Kế toán là ngôn ngữ của kinh doanh” - định nghĩa này cần được hiểu ở 2 giác độ: thông tin của kế toán phải được cung cấp từ những công việc khoa học và những công việc này đã được vận dụng một cách thích ứng với môi trường, điều kiện mà hoạt động kinh doanh đã diễn ra. Nói cách khác, một câu nói nào đó có thể hiểu được thì trước hết nó cần phải có đầy đủ các yếu tố cấu thành một câu, và nội dung của câu nói phải phù hợp với trình độ nhận thức của người tiếp nhận nó. Tổ chức vận dụng các công việc kế toán hoàn toàn có ý nghĩa tương tự như vậy.

Bộ máy kế toán của một doanh nghiệp là tập hợp những người làm kê toán tại doanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung câ'p những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị.

Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tồ chức kế toán của doanh nghiệp. Tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán.

Tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào quy mô, vào đặc điểm tố chức sản xuất và quản lý cũng như vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Nội dung của tổ chức bộ máy kế toán bao gồm:

Hình thức tổ chức, phân công phân nhiệm, kế hoạch công tác và vai trò của kế toán trưởng.

Tùy theo quy mô và đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý của doanh nghiệp mà tổ chức bộ máy được thực hiện theo các hình thức sau:

Hình thức tố chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiộp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp đề xử lý và tiến hành công tác kế toán.

Tố chức bộ máy kế toán tập trung có Ưu điểm là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, bộ máy kế toán ít nhân viên nhưng cũng đảm bảo được việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh nghiệp. Công việc kế toán ở các bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận mình theo quy định của kế toán trưởng.

Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện việc tồng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gởi đến, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn doanh nghiệp, lập báo cáo theo quy định của Nhà nước đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế t;oán của các bộ phận.

Hình thức kế toán này được vận dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có quy mô lớn - liên hợp sản xuất kinh doanh.

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán và nhân viên kế toán ở các bộ phận khác. Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, (lồng thời thực hiện tống hợp các tài liệu kê toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gởi đến, lập báo cáo kế toán chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân cấp của phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gởi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm.

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với những đơn vị có quy mô lớn nhưng các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện công tác quản lý theo sự phân cấp đó.

Tóm lại để thực hiện đầy đủ chức năng của mình, bộ máy kế toán của doanh nghiệp phải được tổ chức khoa học, hợp lý, chuyên môn hóa, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhâ't và trực tiếp của kế toán trưởng, đồng thời cũng phải phù hợp việc tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như trình độ quản lý của doanh nghiệp.

@ Nội dung hạch toán tại một doanh nghiệp bao gồm nhiều phần hành cụ thể phải được phân công cho nhiều người thực hiện. Mỗi người thực hiện một số phần hành nhất định dưới sự điều khiển chung của kế toán trưởng. Các phần hành kế toán có mối liên hệ với nhau nên việc phân công cần bảo đảm tính khoa học và có sự tác động qua lại đế cùng thực hiện tôt các nhiệm vụ kế toán của doanh nghiệp.

• Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp thường tổ chức thành các phần hành sau:
• Phần hành kế toán lao động - tiền lương
• Phần hành kế toán vật liệu - tài sản cố định
• Phần hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
• Phần hành kế toán thanh toán.
• Phần hành kế toán tổng hợp (các phần hành kế toán còn lại và lập báo cáo kế toán).

® Xây dựng kế hoạch công tác là biện pháp quan trọng đảm bảo cho việc thực hiện các phần hành kế toán được trôi chảy một cách thuận lợi, qua đó sẽ kiểm tra được tiến độ thực hiện và điều chỉnh, phôi hợp công việc một cách nhanh chóng để tăng cường được năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán.

Kế toán trưởng là chức danh nghề nghiệp được nhà nước quy định. Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức, điều hành toàn bộ công tác hạch toán trong doanh nghiệp. Xuất phát từ vai trò của kế toán trong công tác quản lý nên kế toán trưởng có vị trí quan trọng trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Kế toán trưởng không chỉ là người tham mưu, mà còn là người kiểm tra, giám sát hoạt động của doanh nghiệp, trước hết là các hoạt động tài chính. Thực hiện tốt vai trò kế toán trưởng chính là làm cho bộ máy kế toán phát huy được hiệu quả hoạt động, thực hiện được các chức năng vốn có của kế toán.

Việc trang bị các phương tiện, thiết bị tính toán hiện đại giúp cho việc xử lý số liệu của kế toán trở nên nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều công sức. Hiện nay việc tin học hóa công tác kế toán đang trở thành một nhu cầu bức bách đối với các doanh nghiệp. Tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý thông tin và cung cấp thông tin được nhanh chóng, thuận lợi, mà nó còn làm tăng năng suâ't lao động của bộ máy kế toán một cách đáng kể, tạo cơ sở để tiến hành tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động.

Tin học hóa công tác kế toán đặt ra nhiều vấn đề cần phải giải quyết về mặt chuyên môn: Thiết lập mẫu chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp với việc thu nhận và xử lý thông tin của máy, thiết kế các loại sổ sách để có thể cài đặt và in ấn được dễ dàng, nhanh chóng ; bố trí nhân sự phù hợp với việc sử dụng máy, thực hiện kỹ thuật nối mạng của hệ thống máy được sử dụng trong doanh nghiệp nhằm bảo đảm việc cung cấp số liệu lẫn nhau giữa các bộ phận có liên quan...

Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những mặt quan trọng trong tổ chức kế toán nhằm bảo đảm cho công tác kế toán được thực hiện đúng quy định, có hiệu quả và cung cấp được thông tin phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp.

Về lâu dài, tố chức kiểm tra kế toán sẽ được thực hiện thông qua hệ thống kiểm toán mà trong đó kiểm toán nội bộ có ý nghĩa và vị trí hết sức quan trọng. Hiện nay hệ thông kiểm toán chưa có những quy chế về nội dung và hình thức hoạt động cụ thể nên trước mắt vẫn trình bày tổ chức kiểm tra kế toán (do tính châ't quan trọng của kiểm tra kế toán nên được trình bày thành một mục riêng).