Mời các bạn cùng tham khảo nội dung bài giảng Bài 2: Hình thức sổ kế toán (tiếp theo) sau đây để tìm hiểu về hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ, hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ, hình thức kế toán trên máy vi tính.
Tóm tắt lý thuyết
3. Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ
3.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là "chứng từ ghi sổ". Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên số đăng chứng từ ghi sổ
- Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi vào sổ kế toán.
3.2 Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
3.3 Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Nội dung
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với bảng cân đối phát sinh.
Kết cấu và phương pháp ghi chép
Cột 1: Ghi số hiệu của chứng từ ghi sổ
Cột 2: Ghi ngày, tháng lập chứng từ ghi sổ
Cột 3: Ghi số tiền của chứng từ ghi sổ
Cuối trang sổ phải ghi số cộng lũy kế để chuyển sang trang sau:
Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang.
Cuối tháng, cuối năm, kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, lây sô liệu đôi chiếu với bảng cân đối số phát sinh.
Sổ cái:
Nội dung:
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được qui định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.
Số liệu ghi trên số cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với sô liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, dùng để lập báo cáo tài chính.
Kết cấu của phương pháp ghi sổ cái:
Kết cấu:
Sổ cái của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tùy theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản.
Sổ cái có 2 loại: sổ cái ít cột và sổ cái nhiều cột
- Sổ cái ít cột, thường được áp dụng cho các tài khoản có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn giản.
- Sổ cái nhiều cột: thường được áp dụng cho những tài khoẩn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp cần phải theo dõi chi tiết có thể kết hợp mở riêng cho một trang sổ cái và được phân tích chi tiết theo tài khoản đối ứng.
Phương pháp ghi sổ cái
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái ở các cột phù hợp.
Cột ghi ngày tháng ghi sổ
Cột số hiệu và ngày, tháng của chứng từ ghi sổ
Cột diễn giải nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ghi số tiền ghi nợ, ghi có của tài khoản vào các cột phù hợp.
- Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau:
- Cuổì kỳ (tháng, quý), cuối niên độ kế toán phải khóa sổ, cộng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có, tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đôi số phát sinh và các báo cáo tài chính.
Sổ, thể kế toán chi tiết
Nội dung:
Sổ, thẻ kế toán chi tiết là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ảnh được.
Số liệu trên sổ kê toán chi tiêt cung câp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, vật tư, tiền vôn, tình hình hoạt động và kết quả sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, và làm căn cứ để lập báo cáo tài chính.
Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, có thế mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết chủ yếu sau:
- Sổ tài sản cố định
- Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa.
- Thẻ kho (ở kho vật liệu, sản phẩm, hàng hóa)
- Sổ chi phí sản xuất
- Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ
- Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả
- Sổ chi phí tiền gửi, tiền vay
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách....
- Sổ chi tiết các khoản đầu tư chứng khoán
- Sổ chi tiết tiêu thụ phát
- ..............
Kết cấu và phương pháp ghi chép:
Mỗi đối tượng kế toán có yêu cầu quản lý và phân tích khác nhau, do đó nội dung, kết cấu các loại sổ và thẻ kế toán chi tiết được qui định mang tính hướng dẫn. Tùy theo yêu cầu quản lý và phân tích, từng loại doanh nghiệp có thể mở và lựa chọn các mẫu số kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp.
Căn cứ dể ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết là chứng gốc sau khi sử dụng đế lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ kế toán tổng hợp..
Cuối tháng hoặc cuối quý phải lập bảng tổng hợp chi tiết trên cơ sở các số và thẻ kế toán chi tiết để làm căn cứ đối chiếu với sổ cái.
3.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gôc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sô cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đãng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào số cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên số cái và bảng tổng hợp chi tiết (lập từ các sổ kê toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đôi số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên bảng cân đôi số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.
4. Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ
4.1 Nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chứng từ
Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ
Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản)
Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiêt trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
Sử dụng các mẫu số in sẵn các quan hệ dối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.
4.2 Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ gồm có các loại số kế toán sau:
- Nhật ký chứng từ
- Bảng kê
- Sổ cái
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
4.3 Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ
Nhật ký chứng từ:
Trong hình thức Nhật ký chứng từ có 10 nhật ký chứng từ, được đánh số từ Nhật ký chứng từ số 1 đến Nhật ký chứng từ số 10.
Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ảnh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế có của các tài khoản. Một Nhật ký chứng từ có thể mở cho một tài khoản hoặc có thể mở cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau. Khi mở Nhật ký chứng từ dùng chung cho nhiều tài khoản thì trên Nhật ký chứng từ đó số phát sinh của mỗi tài khoản được phản ảnh riêng biệt ở một số dòng hoặc một số cột dành cho mồi tài khoản. Trong mọi trường hợp phát sinh bên có của mỗi tài khoản chỉ tập trung phản ảnh trên một Nhật ký chứng từ và từ Nhật ký chứng từ này ghi vào sổ cái một lần vào cuối tháng. Số phát sinh nợ của mỗi tài khoản được phản ảnh trên các Nhật ký chứng từ khác nhau, ghi có các tài khoản có liên quan đôi ứng nợ với tài khoản này và cuối tháng được tập hợp vào sổ cái từ các Nhật ký chứng từ đó.
Để phục vụ yêu cầu phân tích và kiểm tra, ngoài phần chính dùng để phản ánh số phát sinh bên Có, một số Nhật ký chứng từ có bố trí thêm các cột phản ánh số phát sinh Nợ, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của tài khoản. Số liệu của các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ các tài khoản trong trường hợp này chỉ dùng cho mục đích kiểm tra phân tích không dùng để ghi sổ Cái.
Căn cứ để ghi chép các Nhật ký chứng từ là chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, của bảng kê và bảng phân bổ.
Nhật ký chứng từ phải mở từng tháng một, hết mỗi tháng phải khóa sổ Nhật ký chứng từ cũ và mở Nhật ký chứng từ mới cho tháng sau. Mỗi lần khóa sổ cũ, mở sổ mới phải chuyển toàn bộ số dư cần thiết từ Nhật ký chứng từ cũ sang Nhật ký chứng từ mới tùy theo yêu cầu cụ thế’ của từng tài khoản.
Nội dung cơ bản:
Nhật ký chứng từ số 1: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK111 “Tiền Mặt” (phần chi) đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan.
Nhật ký chứng từ số 2: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK112 Tiền gửi ngân hàng” đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan.
Nhật ký chứng từ số 3: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK113 “Tiền đang chuyển” đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan.
Nhật ký chứng từ số 4: Dùng đề phản ánh số phát sinh bên Có các TK341 “Vay và thuê tài chính”, TK 343 "Trái phiếu phát hành", đối ứng Nợ của các tài khoản liên quan.
Nhật ký chứng từ số 4 ngoài phần chi có TK 341, 342, 343 đối ứng Nợ các tài khoản có liên quan, còn phần theo dõi thanh toán (ghi nợ TK 341, 342, 343 đối ứng Có các tài khoản có liên quan).
Nhật ký chứng từ số 5: Dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công I1Ợ với người cung cấp vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp (Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán”).
Nhật ký chứng từ số 5 gồm có 2 phần: Phần phản ánh số phát sinh bên có TK331 đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan và phần theo dõi thanh toán (ghi Nợ TK 331 dối ứng Có với các tài khoản liên quan).
Nhật ký chứng từ số 6: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK151 “Hàng mua đang đi trên đường” nhằm theo dõi tình hình mua vật tư, hàng hóa còn đang đi trên đường.
Nhật ký chứng từ số 7: Dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và dùng để phản ánh số phát sinh bên Có các tài khoản liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh bao gồm TK 242, TK 152, TK 153, TK 154, TK 214, TK 241, TK 242, TK 334, TK 335, TK 338, TK 351, TK 352, TK 611, TK 621, TK 622, TK 623, TK 627, TK 631 và một số tài khoản đã phản ánh ở các Nhật ký chứng từ khác, nhưng có liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong kỳ, và dùng để ghi Nợ các tài khoản 154, 621, 622, , 623, 627, 631, 242, 2413, 335, 351, 641, 642.
Nhật ký chứng từ số 8: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK155, 156, 157, 158, 229, 131, 511, 515, 521, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 821, 911.
Nhật ký chứng từ số 9: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK211 “Tài sản cố định hữu hình”, TK212 “Tài sản cố định thuê tài chính”, TK213 “Tài sản cố định vô hình”, TK 217 “Bất động sản đầu tư”.
Nhật ký chứng từ số 10: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của các TK121, 128, 136, 138, 141, 161, 221, 222, 228, 229, 243, 244, 333, 336, 338, 344, 347, 411, 412, 413, 414, 415, 418, 419, 421, 431, 441, 461, 466, mỗi tài khoán được ghi trên một tờ Nhật ký chứng từ.
Bảng kê:
Trong hình thức Nhật ký chứng từ có 10 bảng kê được đánh số thứ tự từ 1 đến bảng kê số 11 (không có bảng kê SCI 7). Bảng kê được sử dụng trong những trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thế kết hợp phản ánh trực tiếp trên Nhật ký chứng từ được. Khi sử dụng bảng kê thì số liệu của chứng từ gốc trước hết được ghi vào bảng kê. Cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng kê được chuyến vào các Nhật ký chứng từ có liên quan. Báng kê có thể mở theo vế Có hoặc vế Nợ của các tài khoản, có thể kết hợp phản ánh cả số dư đầu tháng, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có trong tháng và sô dư cuối tháng...phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và chuyển sổ cuối tháng. Số liệu của bảng kê không sử dụng đế ghi sổ cái.
Các bảng kê gồm:
Bảng kê số 1: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK111 “Tiền mặt” (phần thu) đối ứng Có với các tài khoản có liên quan.
Bảng kê số 2: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK112 “Tiền gửi ngân hàng” đôi ứng Có với tài khoản liên quan.
Bảng kê số 3: Dùng để tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. Bảng kê số 3 chỉ sử dụng ở doanh nghiệp có sử dụng giá hạch toán trong hạch toán chi tiết vật liệu.
Bảng kê số 4: Dùng để tổng hợp số phát sinh bên Có của các TK 242, 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 611, 621, 622, 623, 627, 631 đối ứng nợ với các TK154, 631, 621, 622, 623, 627 và được tập hợp theo tững phân xưởng, bộ phận sản xuâ"t và chi tiết cho từng sản phẩm, dịch vụ.
Bảng kê số 5: Dùng đế tổng hợp số phát sinh Có của các TK 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 351, 352, 611, 621, 622, 627, 623, 631 đối ứng nợ với các tài khoản 641, 642, 241. Trong từng tài khoản chi tiết theo yếu tố và nội dung chi phí: chi phí nhân viên, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ, đồ dùng...
Bảng kê số 6: Dùng để phản ánh chi phí phải trá và chi phí trả trước (TK 242 -Chi phí trả trước, TK 335 - Chi phí phải trả, TK 352 - Dự phòng phải trả).
Bảng kê số 8: Dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm hoặc hàng hóa theo giá thực tế và giá hạch toán (TK 155 - Thành phẩm, TK 156 - Hàng hóa, TK 158 - Hàng hóa kho bảo thuế).
Bảng kê số 9: Dùng để tính giá thực tế thành phẩm, hàng hóa, hàng hóa kho báo thuế.
Bảng kê số 10: Hàng gửi đi bán: Dùng để phản ánh các loại hàng hóa, thành phẩm gửi đại lý nhờ bán hộ, và gửi đi hoặc đã giao chuyển đến cho người mua, giá trị dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán.
Nguyên tắc theo dõi hàng gửi đi bán trên bảng kê số 10 là theo dõi từng hóa đơn bán hàng từ khi gửi hàng đi đến khi được coi là đã bán.
Bảng kê số 11: Dùng để phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với người mua và người đặt hàng (TK 131 - Phải thu của khách hàng).
Sổ cái:
Là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sẽ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng hoặc cuối quí. Số phát sinh Có của mỗi tài khoản được phản ánh trên sổ Cái theo tổng số lấy từ Nhật ký chứng từ ghi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có lấy từ các Nhật ký chứng từ có liên quan. Số Cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng hoặc cuối quí sau khi đã khóa sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ.
Sổ hoặc thẻ kết toán chi tiết:
Trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, các doanh nghiệp có thể mở các sổ, thẻ chi tiết theo mẫu đã hướng dẫn. Trong đó bắt buộc phải mở các sổ kế toán chi tiết sau để làm căn cứ ghi vào các bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan là:
- Sổ quỹ tiền mặt (Sổ chi tiết tiền mặt)
- Sổ tiền gửi ngân hàng
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Thẻ kho (Sổ kho)
- Sổ tài sản cố định
- Sổ theo dõi tài sản cố định và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng Thẻ tài sản cố định
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán)
- Sổ chi tiết thánh toán với người mua (người bán) bằng ngoại tệ Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ Sổ chi tiết tiền vay
- Sổ chi tiết bán hàng
- Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh
- Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ
- Sổ chi tiết các tài khoản (Dùng cho các TK: 136, 138, 141, 157, 221, 222, 242, 244, 333, 334, 335, 336, 338, 344, 351, 352, 411, 421, 431, 441, ...)
- Sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản đầu tư vào công ty liên kết
- Sổ theo dõi phân bổ các khoản chênh lệch phát sinh khi mua khoản đầu tư vào công ty liên kết.
- Sổ chi tiết phát hành cổ phiếu.
- Sổ chi tiết cổ phiếu quỹ
- Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán
- Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh
- Sổ chi phí đầu tư xây dựng
- Sổ theo dõi thuế GTGT
- Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại
- Sổ chi thiết thuế GTGT được miễn giảm
4.4 Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lây số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, số chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, số chi tiết vào Nhật ký chứng từ.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan.
Cuối tháng khóa sổ, cộng sei liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tống hợp chi tiết theo từng tài khoản để đôi chiếu với sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo Tài chính.
5. Hình thức kế toán trên máy vi tính
5.1 Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy tính là công việc kế toán được thức hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế théo nguyên tắc một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính:
Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
5.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toàn cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sần trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật Ký - sổ Cái ...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuổi tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và số kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
