Bài 1: Sổ kế toán

Sổ kế toán là các tờ sổ theo một mẫu nhât định dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở sei liệu của chứng từ gốc.

Để phản ánh 1 cách liên tục và có hệ thống sự biến động của từng tài sản, từng nguồn vốn và quá trình SXKD thì kế toán phải sử dụng hệ thống, sô kế toán, bao gồm nhiều loại sổ khác nhau. Xây dựng hệ thống sổ kế toán một cách khoa học sẽ đảm bảo cho việc tổng hợp sô" liệu được kịp thời, chính xác và tiết kiệm được thời gian công tác.

Nhờ có sổ kế toán mà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép rời rạc trên các chứng từ gô"c được phản ánh đầy đủ, có hệ thống để từ đó kế toán có thê tổng hợp số liệu lập các báo cáo kế toán và phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Dựa vào đặc trưng khác nhau của sổ kế toán mà người ta có thể chia sổ kế toán thành các loại sau:

Theo cách ghi chép thì sổ kế toán được chia thành 3 loại:

• Sổ ghi theo thứ tự thời gian: là sổ kế toán dùng ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian như sổ nhật ký chung... (Xem mẫu sổ ở phần 8.2. hình thức sổ kế toán Nhật ký chung)
• Sổ ghi theo hệ thống: là sổ kế toán ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản hoặc sổ chi tiết như sổ cái.(Xem mẫu sô" ở phần 8.2. hình thức sổ kế toán Nhật ký chung).
• Sổ liên hợp: là sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tê" phát sinh kết hợp giữa 2 loại sổ trên như sổ nhật ký - sổ cái (Xem mẫu sổ ở phần 8.2. hình thức kế toán sổ Nhật ký sổ cái).

Theo nội dung ghi chép thì sổ kế toán chia làm 3 loại:

• Sổ kế toán tổng hợp là sổ kế toán dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản kế toán như sổ cái... (Xem mẫu sổ ở phần 8.2. Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ).
• Số kế toán chi tiết là sổ kế toán dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản cấp 3, 4 hoặc sổ chi tiết như sổ chi tiết vật liệu. (Xem mẫu sổ ở phần 8.2. hình thức số kế toán Nhật ký chứng từ).
• Sổ kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết là sổ kế toán dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kết hợp với việc ghi chép chi tiết theo tài khoản cấp 3, 4 hoặc các điều khoản chi tiết như các nhật ký chứng từ. (Xem mẫu sổ ở phần 8.2. hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ).

Theo kiểu bố trí mẫu sổ thì sổ kế toán được chia làm 4 loại:

• Sổ đối chiếu kiểu 2 bèn: là sổ kế toán mà trên đó được chia thành 2 bên để phản ánh số phát sinh bên nợ và số phát sinh bên có như sổ cái. (Xem mẫu sổ ở phần 8.2. hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ).
• Sổ kiểu 1 bên: là sổ kế toán mà trên đó số phát sinh bên nợ và số phát sinh bên có được bố trí 2 cột cùng 1 bên của trang sổ như sô cái (Xem mẫu sổ ở phần 8.2. hình thức sổ kế toán Nhật ký chung).
• Sổ kiểu nhiều cột: là sổ kế toán dùng để kết hợp ghi sô' liệu chi tiết bằng cách mở nhiều cột bên nợ hoặc bên có của tài khoản trong cùng 1 trang số như sổ cái. (Xem mẫu sổ ở phần 8.2. hình thức sổ kê' toán Nhật ký chung)
• Sổ kiểu bàn cờ: là sổ kế toán lập theo nguyên tắc kết cấu của bàng đối chiếu sô' phát sinh kiểu bàn cờ - như sổ cái. (Xem mẫu sổ ở phần 8.2. hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ).

Theo hình thức tổ chức sổ thì sổ kế toán được chia thành 2 loại:

• Sổ đóng thành quyển là loại sổ kế toán mà các tờ sổ đã được đóng thành từng tập nhất định.
• Sổ tờ rời là loại sổ kê' toán mà các tờ sổ được để riêng rẽ.
• Trước khi dùng sổ sách kế toán phải đẩm bảo thủ tục sau đây:

Đối với sổ sách đóng thành quyển:

• Phải có nhãn hiệu ghi rõ tên đơn vị kế toán, tên sổ, số hiệu và tên tài khoản tổng hợp và tên tài khoản chi tiết, niên độ kế toán và thời kỳ ghi sổ.
• Trang đầu sổ phải ghi họ tên cán bộ ghi sổ, ngày bắt đầu vào sổ và ngày chuyển giao cho cán bộ khác thay.
• Đánh số trang và giữa hai trang đóng dâu đơn vị kế toán.
• Trang cuối sổ phải ghi số lượng trang của sổ, Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng phải ký xác nhận ở trang đầu và trang cuối.

Đối với số tờ rời:

• Đầu mỗi tờ phải ghi: tên đơn vị kế toán, số thứ tự của tờ rời, số hiệu, tên tài khoản, tháng dùng, họ tên cán bộ ghi sổ.
• Các tờ rời trước khi dùng phải được Thủ trưởng đơn vị ký nhận hoặc đóng dâu của đơn vị kế toán và ghi vào sổ đăng ký, trong đó ghi rõ: số thứ tự, ký hiệu các tài khoản, ngày xuất dùng v.v...
• Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự tài khoản trong các tủ hoặc hộp có khóa và thiết bị cần thiết như ngân hàng chỉ dẫn v.v... đế tránh mất mát, lẫn lộn.

Cuối năm mỗi đơn vị kế toán phải lập bảng danh sách tất cả các sổ sách kế toán dùng cho năm sau. Danh sách này lập thành 2 bản: 1 bản gửi đơn vị kế toán cấp trên thay cho báo cáo, 1 bản lưu ở bộ phận kế toán.

Trong năm nếu cần mở thêm sổ sách, bộ phận kế toán phải điền thêm vào bản danh sách lưu ở đơn vị đồng thời phải báo cho đơn vị kế toán cấp trên biết.

Sổ sách kế toán phải ghi kịp thời đầy đủ chính xác, nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ hợp lệ đã được kiểm tra trước khi ghi sổ.

Đơn vị kế toán phải lập nội quy ghi sổ, định kỳ ghi sổ cho từng loại sô sách đế bảo đảm cho báo cáo kế toán được kịp thời và chính xác.

Sổ sách phải giữ gìn sạch sẽ, ngăn nắp, chữ và con số phải rõ ràng ngay ngắn không tẩy xóa, không viết xen kẽ, không dán đè, phải tôn trọng dòng kẽ trong sổ sách, không chữa thêm, móc thêm trên những khoảng giấy trắng giữa hai dòng kẽ hoặc nhừng khoảng giấy trắng ở đầu trang, cuối trang sổ. Mỗi dòng gạch khi cộng sổ cũng phải nằm trên dòng kẽ.

Cuối trang phải cộng đuôi, số cộng ở dòng cuối trang sẽ ghi: "Chuyển trang sau", và đầu trang sau sẽ ghi "chuyển sang".

Sau khi các nghiệp vụ kinh tế tài chính vào sổ thì trên chứng từ cần ghi ký hiệu (thường ghi tắt chừ V) để tránh việc ghi 2 lần hoặc ghi sót. Cũng có thể viết số trang của sổ sách vào chứng từ đó.

Đơn vị kế toán phải khóa sổ từng tháng vào ngày cuối tháng, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng đều phải ghi vào số trong tháng đó trước khi khóa số. Tài khoản trong tháng phải kết toán xong sau khi hết tháng và trước khi lập báo biểu cuối tháng. Cấm khóa sổ trước thời hạn để làm báo biểu trước khi hết tháng và cấm làm báo biểu trước khi khóa sổ.

Hàng ngày phải khóa số quỹ tiền mặt.

Đơn vị kế toán phải lập và thực hiện chế độ kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán:

• Đối chiếu giữa các sổ phân tích với sổ tổng hợp, ít nhất mỗi tháng một lần;
• Đối chiếu giữa sổ quỹ và tiền mặt ở quỳ hàng ngày;
• Đối chiếu giữa sổ sách kế toán và sổ sách của kho, ít nhất mỗi tháng một lần;
• Đôi chiếu giừa số tiền gởi ngân hàng với ngân hàng, mỗi tuần lễ một lần;
• Đôi chiếu số dư chi tiết về các tài khoản thanh toán nợ và khách hàng với từng chủ nợ, từng khách hàng ít nhất 3 tháng một lần.

Trước khi tiến hành kiểm kê, bộ phận kê toán phải khóa sổ, kiểm tra các chứng từ và đối chiếu sổ sách với nhau để xác định số phải có về các tài sản kiểm kê.

Khi kiểm kê nếu các tài liệu kiểm kê không khớp với số sách, phải lập biên bản kiểm kê để làm căn cứ làm chứng từ vào sổ.

Các đơn vị kế toán phải tiến hành khóa số cuối năm. Trong tất cả các sổ, đôi với mỗi tài khoản đều phải tổng kết và tìm ra tổng số phát sinh, số dư cuối năm. Sau đó ghi số dư này vào cột ngược lại (số dư bên Nợ ghi vào bên Có, số dư bên Có ghi vào bên Nợ) và cộng số dư đó với tổng số phát sinh cả năm để tìm ra con số cân bằng giữa bên Nợ và bên Có.

Những dòng kẽ còn lại trong trang sổ khi khóa phải gạch chéo để hủy bỏ.

Sổ sách mới thể hiện sự tiếp tục công việc kế toán của năm cũ, phải chuyển số dư của tất cả các tài khoản nào còn số dư năm cũ sang sổ sách năm mới (số dư cuối năm của các tài khoản này trong sổ sách năm cũ sẽ là số dư đầu năm của các tài khoản ấy trong sổ sách năm mới). Bảng tổng kết tài sản cuối năm là chứng từ tổng hợp các sô' dư của tất cả các tài khoản về năm cũ.

Nếu cấp trên phát hiện sai và ra lệnh đính chính các số' liệu trên báo cáo kế toán có liên quan đến sổ sách kế toán và số dư của một số tài khoản, thì đơn vị kế toán phải dựa vào tài liệu chính thức đã được duyệt mà tiến hành lập các chứng từ đính chính rồi căn cứ vào đó ghi và sổ sách năm nay đồng thời phải ghi chú và trang cuối, dòng cuối của sổ sách kê' toán năm trước nhừng số liệu dùng kèm theo bản sao chứng từ đính chính để tiện tra cứu.

Nguyên tắc chung để ghi số kế toán là kế toán dựa vào chứng từ gốc hợp lệ để định khoản rồi từ đó ghi vào các sổ kế toán có liên quan theo đúng mẫu, đúng phương pháp và đúng qui tắc, nhưng công việc ghi sổ phải trãi qua 3 giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Mở sổ

Đầu kỳ kế toán phải mở sổ kế toán, mở sổ kế toán là ghi số dư đầu kỳ vào các tài khoản, sổ chi tiết kế toán trong số kế toán.

Giai đoạn 2: Ghi sổ

Ghi sổ là ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản trong sổ kế toán trên cơ sở của chứng từ gốc. Nếu chứng từ có liên quan đến nhiều sổ kế toán thì phải có sự lưu chuyền theo một trình tự nào đó.

Khi ghi số kế toán phải sử dụng mực tốt, không được ghi xen kẽ, ghi chồng lên nhau, các dòng không có số liệu phải gạch chéo, khi ghi sai phải sửa sai theo các phương pháp sửa sai kế toán, không được tẩy xóa, không được lấy giây dán đè, không được dùng chất hóa học để sửa chữa, các chứng từ sai nếu đã ghi vào sổ sách kế toán rồi thì không được tự ý xé bỏ, thay thế.

Giai đoạn 3: Khóa sổ

Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ kế toán, khóa sổ kế toán là tìm số dư cuối kỳ của các tài khoản và ghi vào sổ kế toán bằng cách cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có rồi tính số dư cuối kỳ.

Theo Luật Kế toán:

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đôi với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.

Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán.

Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.

Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phầi kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.

Thông tin, số liệu trên sô kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; trường hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.

 Đơn vị kê toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và các trường hợp khóa sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật.

Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sô kê toán bằng máy vi tính. Trường hợp ghi số kế toán bằng máy vi tính thì phải thực hiện các quy định về sổ kế toán tại Điều 25, Điều 26 của Luật này và các khoản 1, 2, 3, 4 và 6 Điều này. Sau khi khóa sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giây và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm.

Khi kế toán ghi sai trong sổ kế toán, thì phải sửa sai, tùy theo trường hợp sai cụ thể mà vận dụng các phương pháp sửa sai sau:

Phương pháp cải chính

Phương pháp này được sử dụng trong trường hợp ghi sổ sai nhưng không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản hay không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng bằng chữ.

Phương pháp sửa là dùng mực đỏ gạch một gạch ngang số sai rồi viết lại số đúng bằng mực thường ở phía trên, người sửa và kế toán trưởng phải ký xác nhận.

Phương pháp ghi bổ sung

Phương pháp này được sử dụng trong trường hợp quên ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc trong trường hợp bút toán ghi sổ đúng về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, nhưng số tiền ghi lại ít hơn số tiền thực tế phát sinh hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên các chứng từ.

Phương pháp sửa trong trường hợp quên ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì kế toán căn cứ vào chứng từ, định khoản rồi ghi vào sổ kế toán liên quan, trong trường hợp ghi số sai nhỏ hơn số đúng thì kế toán ghi lại định khoản giông định khoản đã ghi bằng mực thường với số là số chênh lệch giữa số đúng và số sai.

Ví dụ:

Trong tháng 1 năm 201X, doanh nghiệp Việt Phát có nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau:

Doanh nghiệp rút tiền gởi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 980.000đ. Kế toán ghi như sau:

Phương pháp ghi số âm

Phương pháp này được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Ghi sai về quan hệ đôi ứng giữa các tài khoản
• Sai lầm trong đó bút toán ở tài khoản ghi số tiền sai lớn hơn số tiền đúng.
• Sai lầm trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần (ghi trùng).

Khi dùng phương pháp này để sửa sai phải lập một "chứng từ ghi số đính chính" do kế toán trưởng ký.

Phương pháp sửa tùy theo trường hợp, cụ thể như sau:

Trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng giữa các tài khoản:

Phương pháp sửa là ghi lại một định khoản giông định khoản đã ghi sai bằng mực đỏ, sau đó ghi lại định khoản đúng bằng mực thường.

Ví dụ:

Trong tháng 1 năm 20IX, doanh nghiệp Việt Phát có nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau:

Doanh nghiệp rút tiền gởi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 680.000đ Kế toán ghi như sau:

Trường hợp ghi số tiền sai lớn hơn số tiền đúng:

Phương pháp sửa là ghi lại một định khoản giống định khoản đã ghi số tiền sai bằng mực đỏ với số là số chênh lệch giữa số tiền ghi sai và số tiền đúng.

Ví dụ: Trong tháng 1 năm 201X, doanh nghiệp Việt Phát có nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau:

Doanh nghiệp mua nguyên vật liệu nhập kho nợ người bán 5.600.000đ. Kế toán ghi như sau:

Trường hợp ghi số tiền nhiều lần (ghi trùng):

Phương pháp sửa là ghi lại định khoản giống như định khoản đã ghi trùng bằng mực đỏ.

Ví dụ:

Trong tháng 1 năm 20IX, doanh nghiệp Việt Phát có nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau:

Doanh nghiệp dùng tiền mặt tạm ứng cho công nhân viên đi công tác là 500.000đ. Kế toán ghi như sau:

Theo Luật kế toán:

Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chừa trên sổ kế toán của năm đó.

Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chừa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.

Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính:

• Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;
• Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của số kế toán năm có sai sót;
• Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính được thực hiện theo phương pháp quy định tại điểm b hoặc điểm c khoản 1 Điều này.