Biểu đồ (Chart) là một công cụ bạn có thể sử dụng để truyền đạt thông tin bằng đồ thị. Bao gồm một biểu đồ trong tài liệu của bạn có thể giúp bạn minh họa dữ liệu số như so sánh và xu hướng để người đọc dễ hiểu hơn. Trong bài viết này Học TV sẽ cùng các bạn tìm hiểu về Biểu đồ (Chart) và cách sử dụng Chart trong Word các bạn nhé.
Các loại biểu đồ
Có một số loại biểu đồ để lựa chọn. Để sử dụng biểu đồ một cách hiệu quả, bạn sẽ cần hiểu điều gì làm cho mỗi biểu đồ trở nên độc đáo.
- Biểu đồ cột sử dụng các thanh dọc để biểu diễn dữ liệu. Chúng có thể làm việc với nhiều loại dữ liệu khác nhau, nhưng chúng thường được sử dụng nhất để so sánh thông tin.
- Biểu đồ đường là lý tưởng để hiển thị xu hướng. Các điểm dữ liệu được kết nối với nhau bằng các đường, giúp bạn dễ dàng xem giá trị đang tăng hay giảm theo thời gian.
- Biểu đồ hình tròn giúp bạn dễ dàng so sánh tỷ lệ. Mỗi giá trị được hiển thị dưới dạng một phần của chiếc bánh, vì vậy, thật dễ dàng để xem giá trị nào tạo nên phần trăm của tổng thể.
- Biểu đồ thanh hoạt động giống như biểu đồ cột, nhưng chúng sử dụng thanh ngang thay vì thanh dọc.
- Biểu đồ khu vực tương tự như biểu đồ đường, ngoại trừ các khu vực dưới đường được điền.
- Biểu đồ bề mặt cho phép bạn hiển thị dữ liệu trên toàn cảnh 3D. Chúng hoạt động tốt nhất với các tập dữ liệu lớn, cho phép bạn xem nhiều loại thông tin cùng một lúc.
Các bộ phận của biểu đồ
Ngoài các loại biểu đồ, bạn sẽ cần hiểu cách đọc biểu đồ. Biểu đồ chứa một số yếu tố hoặc bộ phận có thể giúp bạn diễn giải dữ liệu.
- Tiêu đề biểu đồ
- Tiêu đề phải mô tả rõ ràng những gì biểu đồ đang minh họa.
- Trục đứng
- Trục tung (còn được gọi là trục y) là phần dọc của biểu đồ.
- Ở đây, trục tung đo giá trị của các cột. Trong ví dụ này, giá trị đo lường là tổng doanh số bán hàng của từng thể loại.
- Trục ngang
- Trục hoành (còn được gọi là trục x) là phần nằm ngang của biểu đồ.
- Ở đây, trục hoành xác định các danh mục trong biểu đồ. Trong ví dụ này, mỗi thể loại được đặt trong một nhóm riêng.
- Chuỗi dữ liệu
- Chuỗi dữ liệu bao gồm các điểm dữ liệu liên quan trong biểu đồ. Trong ví dụ này, như chúng ta có thể thấy trong chú giải, các cột màu vàng thể hiện doanh thu thuần trong tháng Hai.
- Chú giải
- Chú giải xác định chuỗi dữ liệu mà mỗi màu trên biểu đồ đại diện.
- Trong ví dụ này, chú giải xác định các tháng khác nhau trong biểu đồ.
Chèn biểu đồ
Word sử dụng một cửa sổ bảng tính riêng để nhập và chỉnh sửa dữ liệu biểu đồ, giống như một bảng tính trong Excel. Quá trình nhập dữ liệu khá đơn giản, nhưng nếu bạn không quen với Excel, bạn có thể muốn xem lại bài học Cơ bản về Excel của chúng mình.
Để chèn biểu đồ:
Đặt điểm chèn ở nơi bạn muốn biểu đồ xuất hiện.
Điều hướng đến tab Insert (Chèn), sau đó nhấp vào lệnh Chart (Biểu đồ) trong nhóm Illustrations (Hình minh họa)
Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Để xem các tùy chọn của bạn, hãy chọn loại biểu đồ từ ngăn bên trái, sau đó duyệt qua các biểu đồ ở bên phải.
Chọn biểu đồ mong muốn, sau đó bấm OK.
Một cửa sổ biểu đồ và bảng tính sẽ xuất hiện. Văn bản trong bảng tính chỉ là một chỗ đứng mà bạn cần thay thế bằng dữ liệu nguồn của riêng mình. Dữ liệu nguồn là những gì Word sẽ sử dụng để tạo biểu đồ.
Nhập dữ liệu nguồn của bạn vào bảng tính.
Dữ liệu nguồn như sau
| Jan | Feb | March | April | May | June | |
| Classics | $ 1,625 | $ 2,391 | $ 2,025 | $ 1,996 | $ 2,251 | $ 2,073 |
| Romance | $ 2,413 | $ 3,012 | $ 2,394 | $ 2,761 | $ 2,689 | $ 3,202 |
| Sci-Fi Fantasy | $ 3,051 | $ 4,125 | $ 3,008 | $ 3,117 | $ 2,999 | $ 3,317 |
| Mystery | $ 1,009 | $ 1,239 | $ 998 | $ 872 | $ 1,554 | $ 1,187 |
| Young Adult | $ 1,451 | $ 1,982 | $ 1,853 | $ 1,425 | $ 2,068 | $ 2,445 |
Chỉ dữ liệu trong hộp màu xanh lam mới xuất hiện trong biểu đồ. Nếu cần, hãy nhấp và kéo góc dưới bên phải của hộp màu xanh lam để tăng hoặc giảm phạm vi dữ liệu theo cách thủ công.
Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào X để đóng cửa sổ bảng tính.
Biểu đồ sẽ hoàn chỉnh.
Để chỉnh sửa lại biểu đồ của bạn, chỉ cần chọn nó, sau đó nhấp vào lệnh Edit Data (Chỉnh sửa Dữ liệu) trên tab Design (Thiết kế). Cửa sổ bảng tính sẽ xuất hiện lại.
Tạo biểu đồ với dữ liệu Excel hiện có
Nếu bạn đã có dữ liệu trong tệp Excel hiện có mà bạn muốn sử dụng trong Word, bạn có thể sao chép và dán nó thay vì nhập bằng tay. Chỉ cần mở bảng tính trong Excel, sao chép dữ liệu, sau đó dán nó làm dữ liệu nguồn trong Word.
Bạn cũng có thể nhúng biểu đồ Excel hiện có vào tài liệu Word của mình. Điều này hữu ích nếu bạn biết mình sẽ cập nhật tệp Excel của mình sau này; biểu đồ trong Word sẽ tự động cập nhật bất kỳ khi nào thay đổi được thực hiện.
Đọc hướng dẫn của chúng mình về Nhúng Biểu đồ Excel vào Word để biết thêm thông tin.
Sửa đổi biểu đồ bằng các công cụ biểu đồ
Có nhiều cách để tùy chỉnh và sắp xếp biểu đồ của bạn trong Word. Ví dụ: bạn có thể nhanh chóng thay đổi loại biểu đồ, sắp xếp lại dữ liệu và thậm chí thay đổi hình thức của biểu đồ.
Để chuyển đổi dữ liệu hàng và cột:
Đôi khi bạn có thể muốn thay đổi cách nhóm dữ liệu biểu đồ của mình. Ví dụ: trong biểu đồ bên dưới, dữ liệu được nhóm theo thể loại, với các cột cho mỗi tháng. Nếu chúng tôi chuyển đổi các hàng và cột, dữ liệu sẽ được nhóm theo tháng. Trong cả hai trường hợp, biểu đồ chứa cùng một dữ liệu — nó chỉ được trình bày theo một cách khác.
Chọn biểu đồ bạn muốn sửa đổi. Tab Design sẽ xuất hiện ở bên phải của thanh Ribbon.
Từ tab Design (Thiết kế), bấm vào lệnh Edit Data (Chỉnh sửa Dữ liệu) trong nhóm Data (Dữ liệu).
Nhấp lại vào biểu đồ để chọn lại, sau đó nhấp vào Lệnh Switch Row/Column (chuyển đổi hàng / cột)
Các hàng và cột sẽ được chuyển đổi. Trong ví dụ của chúng mình, dữ liệu hiện được nhóm theo tháng, với các cột cho từng thể loại.
Để thay đổi loại biểu đồ:
Nếu bạn thấy rằng loại biểu đồ đã chọn không phù hợp với dữ liệu của mình, bạn có thể thay đổi nó thành một loại biểu đồ khác. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ thay đổi loại biểu đồ từ biểu đồ cột thành biểu đồ đường.
Chọn biểu đồ bạn muốn thay đổi. Tab Design (Thiết kế) sẽ xuất hiện.
Từ Tab Design (Thiết kế) bấm vào Lệnh Change Chart Type (Thay đổi Biểu đồ).
Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Chọn biểu đồ mong muốn, sau đó bấm OK.
Loại biểu đồ mới sẽ được áp dụng. Trong ví dụ của chúng mình chúng mình sử dụng biểu đồ hình tròn
Để thay đổi bố cục biểu đồ:
Để thay đổi cách sắp xếp của biểu đồ, hãy thử chọn một bố cục khác. Bố cục có thể ảnh hưởng đến một số yếu tố, bao gồm tiêu đề biểu đồ và nhãn dữ liệu.
Chọn biểu đồ bạn muốn sửa đổi. Tab Design (Thiết kế) sẽ xuất hiện.
Từ Tab Design (Thiết kế) , bấm vào Lệnh Quick Layout (Bố cục Nhanh).
Chọn bố cục mong muốn từ menu thả xuống.
Biểu đồ sẽ cập nhật để phản ánh bố cục mới.
Nếu bạn không thấy bố cục biểu đồ có chính xác những gì bạn cần, bạn có thể nhấp vào lệnh Add Chart Element (Thêm Phần tử Biểu) đồ trên tab Design (Thiết kế) để thêm tiêu đề trục, đường lưới và các phần tử biểu đồ khác.
Để điền vào chỗ dành sẵn (chẳng hạn như tiêu đề biểu đồ hoặc tiêu đề trục), hãy nhấp vào phần tử và nhập văn bản của bạn.
Để thay đổi kiểu biểu đồ:
Các kiểu biểu đồ của Word cung cấp cho bạn một cách dễ dàng để thay đổi thiết kế của biểu đồ, bao gồm màu sắc, kiểu và các yếu tố bố cục nhất định.
Chọn biểu đồ bạn muốn sửa đổi. Tab Design (Thiết kế) sẽ xuất hiện.
Từ tab Design (Thiết kế), nhấp vào mũi tên thả xuống Thêm trong Nhóm Chart Styles (kiểu biểu đồ).
Một menu thả xuống các kiểu sẽ xuất hiện. Chọn phong cách bạn muốn.
Kiểu biểu đồ sẽ được áp dụng.
Để tùy chỉnh nhanh hơn nữa, hãy sử dụng các phím tắt định dạng ở bên phải biểu đồ của bạn. Những điều này cho phép bạn điều chỉnh kiểu biểu đồ, các phần tử biểu đồ và thậm chí thêm bộ lọc (filters) vào dữ liệu của mình.
