Văn bản thông báo

a. Xét các văn bản

• Văn bản 1 và văn bản 2.

b. Tìm hiểu

• Người viết thông báo: Phó hiệu trưởng, liên đội trưởng.
• Người nhận thông báo: Học sinh, đội viên và giáo viên.
• Mục đích viết thông báo:
  • Văn bản 1: Thông báo kế hoạch duyệt văn nghệ để GVCN và các lớp trưởng chuẩn bị thực hiện theo đúng lịch.
  • Văn bản 2: Các chi đội nắm được kế hoạch Đại hội đại biểu Liên đội TNTP Hồ Chí Minh.
• Nội dung thông báo:
  • Văn bản 1: Thông báo kế hoạch duyệt văn nghệ.
  • Văn bản 2: Kế hoạch Đại hội đại biểu Liên đội TNTP Hồ Chí Minh.
• Hình thức của các văn bản thông báo:
  • Trình bày sang trọng, rõ ràng và sáng sủa theo một số mục quy định sẵn/
• Một số trường hợp cần viết thông báo:
  • Thông báo về việc nghỉ học tự do của học sinh A.
  • Thông báo về việc thu tiền khuyến học.
  • Thông báo về viêc thu thuế đất và một số loại quỹ khác.
  • Thông báo về việc Bầu cử Quốc hội và Hội đồng nhân dân các cấp...

Trong các tình huống sau, tình huống nào có thể và cần phải viết bản thông báo? Ai thông báo cho ai?

(a) Một học sinh mất xe đạ muốn báo cáo với công an.

(b) Sắp tới nhà trường tổ chức đợt tổng vệ sinh toàn trường, để góp phần xây dựng môi trường xanh sạch đẹp.

(c) Gần cuối năm học, Ban chỉ huy liên đội TNTP muốn triệu tập Ban chỉ huy chi đội đế bàn về việc tổng kết hoạt động của liên đội trong năm học.

• Các tình huống cần làm văn bản thông báo: tình huống (b), (c)

• Sắp tới nhà trường tổ chức đợt tổng vệ sinh toàn trường, để góp phần xây dựng môi trường xanh sạch đẹp.

  • Tình huống này cần viết thông báo.

  • Người viết là BGH nhà trường, người nhận là các thầy cô giáo chủ nhiệm và học sinh ở các lớp.

• Gần cuối năm học, Ban chỉ huy liên đội TNTP muốn triệu tập Ban chỉ huy chi đội đế bàn về việc tổng kết hoạt động của liên đội trong năm học.

  • Tình huống này đương nhiên cần phải viết thông báo.
  • Người viết thông báo là một đại diện của Ban chỉ huy liên đội, người nhận là tất cả các chỉ huy chi đội.

• Quốc hiệu, tiêu ngữ (ghi chính giữa)

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

• Địa điểm và thời gian tường trình (ghi góc bên phải)

..............., ngày...... tháng.....năm 2005

• Tên văn bản (ghi chính giữa và thường dùng chữ đâm hoặc in hoa)

Bản thông báo

(Về việc..............)

• Người hoặc cơ quan nhận bản tường trình:
  • Kính gửi: ........................................................................
• Nội dung thông báo: Ghi cụ thể, chính xác những điều cần thông báo cho người nhận biết. Ví dụ địa điểm, thời gian, nội dung cần thực hiện…
• Kết thúc: Theo đúng những quy định về thủ tục hành chính: họ tên, chức vụ người gửi thông báo.

d. Lưu ý

• Tên văn bản cần viết chữ in hoa cho nổi bật.
• giữa các phần quốc hiệu và tiêu ngữ, địa điểm và thời gian làm thông báo, tên văn bản và nội dung thông báo cần chừa khoảng cách 2 dòng để dễ phân biệt.
• Không viết sát lề giấy bên trái, không để phần trên trang giấy có khoảng trống khá lớn.

• Thông báo là loại văn bản truyền đạt những thông tin cụ thể từ phía cơ quan, đoàn thể, người tổ chức cho những người dưới quyền, thành viên đoàn thể hoặc những ai quan tâm nội dung thông báo được biết để được thực hiện hay tham gia.
• Văn bản thông báo phải biết rõ ai thông báo, thông báo cho ai, nội dung công việc, quy định, thời gian, địa điểm,... cụ thể, chính xác.
• Văn bản thông báo phải tuân thủ thể thức hành chính, có ghi tên cơ quan, số công văn, quốc hiệu và tiêu ngữ, tên văn bản, ngày tháng, người nhận, người thông báo, chức vụ người thông báo thì mới có hiệu lực.

Để nắm được lí thuyết và dễ dàng thực hành viết văn bản thông báo, các em có thể tham khảo thêm

bài soạn Văn bản thông báo.