Bài 4: Chèn thêm các đối tượng vào bảng tính

Biểu đồ là thành phần quan trọng trong các bài báo cáo; thay vì phải nhìn một dãy các con số tẻ nhạt, hình ảnh sinh động của biểu đồ sẽ giúp việc tóm lược thông tin được thuận tiện và dễ dàng hơn. Đó có thể là biểu đồ đường thể hiện sự tăng trưởng của kinh doanh, biểu đồ hình tròn thể hiện tỉ lệ phần trăm mất cân bằng giới tính nam và nữ hay một biểu đồ cột thể hiện sự chênh lệch về tỉ lệ học sinh giỏi của các lớp trong khối,...

Để có một biểu đồ phù hợp nhất thì cần lựa chọn đúng các dữ liệu thê hiện trên biểu đồ cùng như loại biểu đồ.

Lựa chọn dữ liệu thể hiện trên biểu đồ

Lựa chọn dữ liệu thể hiện trên biểu đồ là vấn đề cốt lõi của việc tạo biểu đồ. Để lựa chọn chính xác dữ liệu cần hiểu biểu đồ có hai trục là Ox và Oy. Trong đó, trục nằm ngang Oy là thể hiện Loại, và trục nam dọc Ox là thể hiện Giá trị. Ví dụ, biểu đồ thể hiện chênh lệch về ti lệ học sinh giỏi của các lớp trong khối 10 thì trục Oy sẽ là tên các lớp từ 10A1 đến 10A10, còn trục Ox sẽ là số lượng học sinh giỏi của mỗi lớp đó. Thông thường, khi có yêu cầu thể hiện những thông tin nào trên biểu đồ thì các thông tin đó sẽ được lựa chọn.

Các loại biểu đồ

Sáu loại biểu đồ chính gồm có:

• Biểu đồ hình cột (Column): gồm có năm dạng khác nhau từ biểu đồ cột hai chiều hình chữ nhật đến biểu đồ ba chiều hình kim tự tháp như hình 8.78. Mỗi loại biểu đồ trong năm dạng chính này lại có ít nhất ba dạng con như dạng cột riêng lẻ, dạng cột chồng hay biểu diễn nhiều dữ liệu trong một cột. Tuỳ vào sở thích và quan điểm thẩm mĩ đố lựa chọn biểu đồ dạng 3D hiện đại hay dạng 2D đơn giản. Phần còn lại là lựa chọn dạng cột riêng lẻ hay cột chồng, biểu diễn dữ liệu trên một dòng ở một cột hay nhiêu dòng.

Hình 8.78. Các dạng biểu đồ hình cột

• Biểu đồ đường (Litie): có hai dạng chính là hai chiều và ba chiều, cho phép lựa chọn hiển thị điểm mốc hay không như hình 8.79.
• Biểu đồ hình tròn (Pie): cung cấp các dạng như hình 8.80, tuỳ nhu cầu sử dụng có thể lựa chọn dạng liền hoặc dạng cất rời hay dạng biểu đồ mà một phần của nó lại được chi tiết hoá hơn ớ biểu đồ con.

Hình 8.79. Các dạng biểu đồ đường

Hình 8.80. Các dạng biểu đồ hình tròn

Hình 8.81. Các dạng biểu đồ hình cột nằm

• Biểu đồ dạng cột nằm (Bar): Loại biểu đồ này tương tự như biểu đồ dạng cột (Column), chỉ khác là các cột được xoay ngang ra thay vì dọc.
• Biểu đồ miền (Area): Là loại biểu đồ kết hợp cả tính chất so sánh cũng như xem xét xu hướng phát triển của ba loại biểu đồ cột, đường và hình tròn.
• Biểu đồ phân bổ (Scatter): Khi cần biểu diễn về tần suất, ví dụ, số người tham gia trả lời phỏng vấn, kết quả kiểm tra y tế hay bất cứ cái gì thổ hiện một việc thường xảy ra trong khoảng thời gian nào đó có thể sử dụng loại biểu đồ này. Tuy nhiên, biếu đồ này khá khó hiểu đối với nhừng người dùng không chuyên, do đó nó ít được sử dụng.

Các loại biểu đồ khác: Ngoài sáu loại biếu đồ chính ơ trên, Excel còn cung cấp một vài loại biểu đồ đặc biệt khác đế đáp ứng yêu cầu cùa người sừ dụng (hình 8.84).

Hình 8.82. Các dạng biểu đồ miền

Hình 8.83. Các dạng biểu đồ Scatter

Hình 8.84. Các loại biểu đồ khác

Các bước vẽ biểu đồ

• Bước 1: Lựa chọn dữ liệu thể hiện trên biểu đồ bằng cách lựa chọn các cột có chứa dữ liệu tham gia vào biểu đồ. Nếu các cột này rời nhau có thể sử dụng chuột kết hợp với phím Ctrl để lựa chọn.
• Bước 2: Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Insert, trong nhóm Charts chọn loại biểu đồ thích hợp và chọn dạng chi tiết của biểu đồ đó trong menu thả xuống.

Hình 8.85. Insert Charts

• Bước 3: Quan sát biểu đồ được tạo ra; lúc này nó đang đè lên một phần của bằng dữ liệu chính.

Hình 8.86. Biểu đồ được tạo tự động

• Bước 4: Kéo biểu đồ đến vị trí thích hợp và nhả chuột.

Lưu ý: Nếu cần đưa biểu đồ sang một sheet riêng thì nháy chuột vào biêu đồ để lựa chọn, sau đó nháy chuột phải đe xuất hiện một menu. Trên menu hiện ra chọn lệnh Cut. Sau đó di chuyển sang sheet muốn đặt biểu đồ, nháy chuột phải và chọn Paste trên menu hiện ra.

• Bước 5: Thay đổi kích thước cúa biểu đồ

Excel sẽ tự động điều chỉnh kích thước của biểu đồ cho phù hợp với bảng tính. Tuy nhiên nêu cần điều chỉnh, đơn giản là để con trỏ chuột ở góc dưới bên phải cùa biểu đồ, giữ kèm phím Shift và kéo phóng to thu nhó theo nhu cầu. Việc giữ phím Shift để đảm bảo tỉ lệ cùa biểu đồ không bị biến đổi.

Thay đổi các tuỳ chọn trên biểu đồ

Mặc dù Excel tự động tạo ra biểu đồ đã có đầy đù các tuỳ chọn, nhưng bất kì thành phần nào trên biểu đồ cùng có thể tuỳ biến theo nhu cầu của người sử dụng như thay đổi tên biổu đồ, màu sắc, các chú thích, tên trục           

Thay đổi màu sắc của biếu đồ (Chart Color)

• Khi lựa chọn loại biểu đồ nào thì tự động Excel sẽ lựa chọn màu cho biểu đồ đó. Nếu không thích màu mặc định thì có thể đổi màu bằng một trong các cách sau đây:
• Nháy đúp chuột vào biểu đồ cần đổi màu, hộp thoại Format Data Series xuất hiện như hình 8.87. Có thể chọn màu nền trong thé Fill, màu đường viền trong thẻ Border Color; ngoài ra còn có thể lựa chọn kiếu đường viên trong the Border Styles, các kiều để bóng trong Shadow,...

Hình 8.87. Hộp thoại Format Data Series

• Nháy chọn thẻ Format trên nhóm Chart Tools của Ribbon có thể điều chỉnh được Shape Fill, Shape Styles, Shape Outline,... tương tự như trên.

Hình 8.88. Thanh công cụ Chart Tools

• Lựa chọn Chart Styles trên thê Design của nhóm Chart Tools.

Hình 8.89. Chart Styles trên thẻ Design

Định dạng nền biểu đồ, trục, các đường lưới

Tương tự như màu biểu đồ, bất kì thành phần nào của biêu đồ như nền, trục, các đường lưới trcn nền biểu đồ đều có thổ tuỳ biến. Giống như Chart Color, cùng có ba cách để thực hiện việc định dạng theo nhu cầu của người sử dụng là nháy đúp chuột vào thành phần cần đổi, sư dụng thanh công cụ Chart Tools hay sử dụng thẻ Design.

Tuỳ biến chú thích cho biểu dồ

Chú thích là một phần quan trọng của biểu đồ, nhờ có chú thích mà ý nghĩa của từng cột hay đường hay miền trên biểu đồ được thể hiện rõ. Ví dụ, cột màu xanh là thể hiện tỉ lệ học sinh giỏi, màu đó là tỉ lệ học sinh khá, màu vàng là tỉ lệ học sinh trung bình,...

Để thay đổi định dạng cho phần chú thích có thề lựa chọn tại thẻ Format trong nhóm Chart Tools, hay nháy chuột phải làm xuất hiện một menu. Trên menu hiện ra tuỳ chỉnh các định dạng như thông thường.

Hình 8.90. Tuỳ biến chú thích

Thêm tên biểu đồ

Tên biểu đồ, tên trục, tên chú thích,... có thể được thêm vào nhờ nhóm công cụ Labels trên thẻ Layout, của Chart Tools trên thanh Ribbon.

Để thêm tên biểu đồ, chọn Chart Title, có ba sự lựa chọn:

• None: Không hiển thị tên biểu đồ.
• Centered Overlay Title: Tên biểu đồ nằm ở chính giữa và không làm thay đổi kích thước cùa biểu đồ.
• Above Chart: Tên biểu đồ nằm phía trên biểu đồ và thu nhỏ kích thước biểu đồ lại.

Hình 8.91. Thêm tên biểu đồ

Sau khi chọn vị trí tên biểu đồ thì một hộp văn bản Chart Title xuất hiện để nhập tên biểu đồ.

Hình 8.92. Thêm tên biểu đồ (tiếp)

Thêm nhãn cho dữ liệu và bảng biểu đi kèm biểu đồ

Đôi khi với một số biểu đồ cần hiển thị chi tiết các con sổ trên từng cột hay từng phần của hình tròn, việc lựa chọn thêm nhãn cho dữ liệu là cần thiết. Để thực hiện thêm nhãn cho dữ liệu, nháy chọn Data Labels trong nhóm Labels ở thẻ Layout cùa Chart Tools trên thanh Ribbon. Có năm sự lựa chọn cho nhãn (xem hình 8.93): None: Không dán nhãn; Center: Hiển thị nhãn nằm ở giữa; Inside End: Hiển thị nhãn nằm ở cuối; Inside Base: Hiển thị nhãn nằm ở trong và Outside End: Hiển thị nhãn nằm ở ngoài.

Hình 8.93. Các lựa chọn chèn nhãn dữ liệu

Thông thường biểu đồ bao giờ cùng xuất phát từ việc lựa chọn bằng dữ liệu, nhưng đôi khi bằng dữ liệu đó có những dữ liệu thừa so với các thông tin trên biểu đồ, hay biểu đồ nằm khác sheet với bảng dữ liệu. Khi đó, việc chèn thêm bảng dữ liệu đi kèm với biểu đồ là cần thiết. Để thực hiện việc đó, chọn Data Table trong nhóm Labels ở thẻ Layout của Chart Tools trên thanh Ribbon.

Hình 8.94. Các lựa chọn thêm bảng dữ liệu cho biểu đồ

Thay đổi loại biểu đồ

Để thay đổi loại biểu đồ sau khi biểu đồ đã được vẽ, thực hiện theo các bước sau:

• Nháy chuột để lựa chọn biểu đồ cần thay đổi. Thao tác này bắt buộc phải làm nếu biểu đồ được đặt cùng sheet với bảng tính ban đầu. Nếu biểu đồ được đặt ở một sheet riêng thì khi mở sheet đó ra biểu đồ mặc định được kích hoạt.
• Trên thẻ Design cùa Chart Tools, chọn nút lệnh Change Chart Type.

Hình 8.95. Nút lệnh Change Chart Type

• Cửa sổ Change Chart Type sẽ được mớ ra như hình 8.96, lựa chọn loại biểu đồ mới.

Hình 8.96. Cửa sổ Change Chart Type

• Nháy chọn OK đề hoàn tất việc thay đổi.

Chèn hình ảnh minh hoạ hay các đối tượng khác như Clip Art, kí tự đặc biệt, chữ nghệ thuật hay các đối tượng hình vẽ trong nhóm Drawing hoàn toàn tương tự như Microsoft Word.