Bài 2: Kiểm kê

Kiểm kê là một công việc của kế toán dùng để kiểm tra tại chỗ các loại tài sản của doanh nghiệp như nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa, tiền mặt ...., bằng cách cân, đong, đếm để xác định số lượng và chất lượng thực tế của tài sản nhằm đối chiếu với số ghi trên sổ kế toán từ đó phát hiện sự chênh lệch giữa số thực tế và số ghi trôn sổ kế toán.

Sự chênh lệch này phát sinh do nhiều nguyên nhân:

• Khi nhập xuất đo lường kiểm tra không chính xác.
• Lập chứng từ hoặc ghi sổ kế toán sai sót.
• Hao hụt tự nhiên trong quá trình bảo quản.
• Mất mát, lấy cắp, hư hỏng....

Số liệu của kế toán ở cuối kỳ phải phản ánh chính xác, phù hợp với giá trị của tài sản trên báo cáo tài chính do vậy phải sử dụng phương pháp kiểm kê để xác định số thực tế để đôi chiếu với số trên số kế toán, từ đó phát hiện kịp thời sự chênh lệch đế có biện pháp giải quyết tìm nguyên nhân gây ra sự chênh lệch mà xử lý như bắt bồi thường hay điều chỉnh lại sổ kế toán ....

Luật kế toán quy định:

Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau:

• Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính;
• Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp;
• Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp;
• Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;
• Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thấm quyền;
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Theo phạm vi kiểm kê có thể chia thành 2 loại:

• Kiểm kê từng phần: là việc kiểm kê xảy ra cho từng loại hoặc một số loại tài sản ở doanh nghiệp.
• Kiểm kê toàn phần: là việc kiểm kê xảy ra cho tất cả các loại tài sản ở doanh nghiệp.

Theo thời gian tiến hành kiểm kè củng chia thành 2 loại:

• Kiếm kê định kỳ: là việc kiểm kê có xác định thời gian trước để kiểm kê, tùy theo loại tài sản mà xác định thời gian khác nhau như tiền mặt phải kiểm kê hàng ngày, nguyên vật liệu phải kiểm kê hàng tháng...
• Kiểm kê bất thường: là việc kiểm kê không xác định thời gian trước mà xảy ra đột xuất như khi phát hiện tài sản bị thiếu hụt hay thay đổi người quản lý tài sản hoặc khi cơ quan chủ quản hay tài chính tiến hành kiểm tra tài chính hay kiểm tra kế toán.

Doanh nghiệp phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau:

• Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính.
• Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản, hoặc bán khoán, cho thuê doanh nghiệp.
• Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp.
• Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác,
• Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Kiểm kê là công việc phức tạp chi ly liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, khối lượng công việc lớn, phạm vi rộng và phải tiến hành trong khoản thời gian ngắn nên phải có sự lãnh đạo chặt chẽ và sự tham gia của mọi người trong doanh nghiệp.

Khi tiến hành công việc kiềm kê phải thành lập ban kiểm kê, ban này do Giám đốc chỉ định và trực tiếp lãnh đạo trong đó phải có sự tham gia của kế toán. Trước khi kiểm kê thì công việc ghi sổ kế toán phải hoàn tất từ đó mới có cơ sở để đối chiếu được với số thực tế khi kiểm kê.

Tùy theo đối tượng kiểm kê mà sử dụng phương pháp kiểm kê phù hợp.

Kiểm kê hiện vật thì cân, đong, đo, đếm trực tiếp tại chỗ đối tượng được kiểm kê. Khi kiểm kê phải có mặt của người chịu trách nhiệm bảo quản hiện vật cùng chứng kiến, phải chú ý đến tình trạng chất lượng của hiện vật được kiểm kê, số lượng và chất lượng thực tế của hiện vật được ghi vào biên bản kiểm kê theo mẫu sau:

Đối với vật tư, tài sản thuộc quyền sở hữu và quản lý của DN nhưng nằm bên ngoài DN như vật liệu đưa ngoài gia công, vật tư đang đi trên đường, sản phẩm phân phôi bán hoặc nhờ đơn vị ban bảo quản giùm khi kiểm kê tài sản, cũng cần đối chiếu với các đơn vị có liên quan để xác định số thực tế có phù hợp với sổ kế toán không.

Mẩu số: 05 - VT

Đơn vị:.......................

Bộ phận:....................

BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM HÀNG HÓA

Thời điểm kiểm kê......giờ.......ngày........tháng.......năm.....

Ban kiểm kê gồm:

Ông/bà..........chức vụ.........đại diện...........trưởng ban

Ông/bà..........chức vụ.........đại diện.......... Ủy ban

Ông/bà..........chức vụ.........đại diện.......... Ủy viên

Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây:

STT

Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư (sản phẩm hàng hòa)

Mã số

Đơn vị tính

Đơn giá

Theo sổ sách

Theo kiểm kê

Chênh lệch

Phẩm chất

Số lượng

Thành tiền

Số lượng

Thành tiền

Thừa

Thiếu

Còn tốt (100%)

Kém phẩm chất

Mất phẩm chất

Số lượng

Thành tiền

Số lượng

Thành tiền

A

B

C

D

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Ngày........... tháng.............. năm 20IX.

 

Thủ trưởng đơn vị (Ý kiến giải quyết số chênh lệch)

Kế toán trưởng (Ký, họ tên)

Thủ kho (Ký, họ tên)

Trưởng ban kiểm kê (Ký, họ tên)

                                                                                                        

Kiểm kê tiền mặt và các chứng khoán có giá trị như tiền thì đếm trực tiếp từng loại và đôi chiếu với sổ quỹ.

Mẫu số 08a - TT

Đơn vị:.......................

Bộ phận:....................

                        BẢNG KIỂM KÊ QUỸ

                          (Dùng cho VND)                 Số .............

Hôm nay, vào......... giờ................. ngày.......... tháng.............. năm

Chúng tôi gồm:

Ông/Bà:.................................................. đại diện kế toán

Ông/Bà:.................................................. đại diện thủ quỹ

Ông/Bà:.................................................. đại diện.............

Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả như sau:

STT	Diễn giả	Số lượng (tờ)	Số tiền
A	B	1	2
I	Số dư  theo sổ quỹ	X	.....
II	Số kiểm kê thực tế	X	.....
1	Trong - Loại	.....	.....
2	- Loại	.....	.....
3	- Loại	.....	.....
4	- Loại	.....	.....
5	.....	.....	.....

Lí do:

Thừa:...........

Thiếu:..........

Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: ..........................................................................................

Kế toán trưởng               Thủ quỹ            Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ

(Ký, họ tên)                    (Ký, họ tên)                            (Ký, họ tên)

Mẫu số 08b - TT

Đơn vị:....................

Bộ phận:..................

                                  BẲNG KIỂM KÊ QUỸ

        (Dùng cho ngoại tệ, vàng hạc, kim khí quý, dá quỷ)

Hôm nay, vào...... giờ....... ngày...... tháng......... năm.......

Chúng tôi gồm

Ông/Bà:................................................................ đại diện kế toán

Ông/Bà:................................................................ đại diện thủ quỹ

Ông/Bà:........................................ đại diện.............................

Cùng tiến hành kiểm kê quỹ ngoại tệ, vàng bạc ... kết quả như sau:

STT	Diễn giải	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá	Tính ra VNĐ		Ghi chú
					Tỷ giá	VNĐ
A	B	C	1	2	3	4	D
I	Số dư theo số quỹ	X	X	.......	.......	.......	.......
II	Số kiểm kê thực tế (*)	X	X	.......	.......	.......	.......
1	- Loại	.......	.......	.......	.......	.......	.......
2	- Loại	.......	.......	.......	.......	.......	.......
3		.......	.......	.......	.......	.......	.......
III	Chênh lệch (III=I-II)	X	X	.......	.......	.......	.......

 

Lí do:

Thừa :...................................................................................

Thiếu:................................................................................... 

Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: ...........................................................

                               Kế toán trưởng              Thủ quỹ               Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỷ

                                  (Ký, họ tên)              (Ký, họ tên)                                (Ký, họ tên)

Kiểm kê tiền gởi ngân hàng và các khoản thanh toán thì tiến hành đối chiếu số dư từng khoản giữa số kế toán của doanh nghiệp với sổ của ngân hàng

hoặc đơn vị có quan hệ thanh toán. Nếu có chênh lệch thì phải rà lại chứng từ, từng khoản để tìm nguyên nhân. Ban kiểm kê cũng phải lập báo cáo kiểm kê trong đó nêu tên tài khoản kiểm kê, số dư tài khoản và số chênh lệch nếu có, nguyên nhân chênh lệch và người chịu trách nhiệm.

Kiểm kê là công tác liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận (kho, quỹ, phân xưởng, cửa hàng, các phòng ban gián tiếp), khôi lượng công việc lớn, đòi hỏi phải được hoàn thành trong thời gian ngắn, do đó phải được tô chức và lãnh đạo chặt chẽ. Ban kiểm kê thông thường do thủ trưởng đơn vị lãnh đạo, kế toán trưởng giúp trong việc chỉ đạo, hướng dần nghiệp vụ cho những nguời tham gia kiểm kê, xác định phạm vi kiểm kê, lập kế hoạch tham gia kiểm kê.

Trước khi tiến hành kiểm kê, kế toán phải hoàn thành việc ghi sổ tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tiến hành khóa sổ đúng thời kỳ kiểm kê. Nhân viên quản lý tài sản cần sắp xếp lại tài sản theo từng loại, có trật tự ngăn nắp, để việc kiểm kê được thực hiên nhanh chóng.

Khi tiến hành kiểm kê, tùy theo đối tượng mà có phương thức tiến hành phù hợp chẳng hạn như:

• Đối với kiểm kê hiện vật (hàng hóa, vật tư, thành phẩm, tài sản cố định, tiền mặt và các chứng khoán có giá trị,... ): nhân viên kiểm kê cân, đo, đong, đếm tại chỗ, có sự chứng kiến của người chịu trách nhiệm quản lý số hiện vật, tài sản đó. cần chú ý đến chất lượng hiện vật, phát hiện những trường hợp tài sản, vật tư bị hư hỏng, kém hoặc mất phẩm chất,...
• Đối với kiểm kê tiền gửi ngân hàng, công nợ: nhân viên kiểm kê tiến hành đối chiếu số liệu của đơn vị mình với số liệu của các ngân hàng nơi đơn vị mở tài khoản và với các đơn vị có quan hệ thanh toán. Trước hết đối chiếu số dư tổng hợp thể hiện trên sổ sách kế toán của hai bên. Nếu phát sinh chênh lệch phải đối chiếu từng khoản mục chi tiết để tìm nguyên nhân và điều chỉnh sửa sai cho khớp đúng số liệu hai bên.

Kết quả kiểm kê được phản ánh trên phiếu kiểm kê có chữ ký của nhân viên kiểm kê và nhân viên quản lý tài sản.

Sau kiểm kê, các biên bản, báo cáo trên được gửi cho phòng kế toán để đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu ghi trên sổ sách kế toán. Nếu có phát sinh chênh lệch, kế toán phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán theo số liệu kiểm kê, sau đó báo cáo với thủ trưởng đơn vị. Khi có quyết định xử lý của các cấp có thẩm quyền về các trường hợp cụ thể, kế toán căn cứ vào đó đề phản ánh vào sổ sách kế toán.

Kế toán đóng một vai trò hết sức quan trọng trong công tác kiểm kê của doanh nghiệp vì trước tiên bắt buộc kế toán phải là một thành viên chủ yếu trong ban kiểm kê, sau đó kế toán phải có trách nhiệm giải quyết những khoản chênh lệch tài sản trên biên bản kiểm kê. Trong quá trình kiểm kê, kế toán đóng vai trò quan trọng trước, trong và sau khi kiểm kê.

Trước khi kiểm kê, kế toán căn cứ vào tình hình của doanh nghiệp mà xây dựng kế hoạch kiểm kê để trình ban lãnh đạo của doanh nghiệp như xây dựng thời gian kiểm kê, phạm vi kiểm kê, thành phần ban kiểm kê đồng thời phải tổ chức việc khóa sổ kế toán và hướng dẫn nghiệp vụ cho nhừng người làm công tác kiểm kê.

Trong khi kiểm kê, kế toán phải kiểm tra việc ghi chép trên biên bản kiểm kê, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với biên bản kiểm kê để xác định các khoản chênh lệch tài sản, tổng hợp toàn bộ về số liệu kiểm kê và tham gia đề xuất ý kiến cho lãnh đạo về việc giải quyết các khoản chênh lệch đó.

Sau khi kiểm kê kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê và ý kiến giải quyết của lãnh đạo mà ghi chép điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán. Công việc ghi chép điều chỉnh sổ kế toán phải đúng với ý kiến giải quyết và đúng với chế độ quy định.

Việc phản ánh và xử lý chênh lệch số liệu kiểm kê làm cho số liệu kế toán chính xác, trung thực và đó là cơ sở để lập các báo cáo tài chính của doanh nghiệp.