Bài 2: Định dạng slide

Hình ảnh được chọn vào slide có thể là hình ảnh đang lưu trên máy tính hoặc từ thư viện Clip Art, là thư viện có sẵn sau khi cài đặt Microsoft Office 2010.

Chú ý: Các hình ảnh củng như các đối tượng phi vàn bản khác khi chèn vào slide sẽ không thuộc vào một text box nào. Do vậy, sau khi chèn cần phải điều chỉnh kích thước và vị trí của chúng một cách phù hợp trên slide.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn slide.

Bước 2: Chọn thẻ Insert, chọn nhóm Image, chọn nút lệnh Picture (Hình 4.20)

Hình 4.20. Lệnh Insert Picture from File

Bước 3: Cửa sổ Insert Picture xuất hiện, tìm dến thư mục lưu trữ hình ảnh trên máy tính, nháy chuột chọn một hình ảnh sau dỏ nháy nút lệnh Insert chèn hình vào slide. Xem minh hoạ trên Hình 4.21.

Hình 4.21. Chọn hình chèn vào slide

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn slide.

Bước 2: Chọn thẻ Insert, chọn nhóm Image, chọn nút lệnh Clip Art.

Hình 4.22. Lệnh Insert

Hình 4.23. Tìm hình trong Clip Art chèn vào slide 

Bước 3: Một cửa số Clip Art xuất hiện bên phải cửa số Normal View. Tại ô Search for, nhập từ khoá chứa nội dung về hình ảnh sau đó nháy nút Go. Hoặc có thể nháy nút Go để hiển thị tất cả các hình ảnh trong thư viện Clip Art, rồi tìm chọn một hình ảnh phù hợp.

Bước 4: Nháy chuột vào hình ảnh cẩn chèn.

Chèn thêm Shape

Bước 1: Chọn slide.

Bước 2: Chọn thẻ Insert, chọn nhóm Illustrations, nháy chuột vào mũi tên đi xuống của nút lệnh Shapes, chọn một kiểu Shape cần vẽ

Bước 3: Đưa chuột lại vị trí cần chèn, di chuột đến vị trí thích hợp để có kích thước của Shape như mong muốn.

Hình 4.24. Thêm Shape vào slide

Chèn Textbox

Bước 1: Chọn slide.

Bước 2: Chọn thẻ Insert, chọn nhóm Text, nháy chọn nút lệnh Textbox và vẽ một hộp văn bản trên slide sau đó nhập nội dung phù hợp vào hộp văn bản.

Chèn Wort Art

Bước 1: Chọn slide.

Bước 2: Chọn thẻ Insert, chọn nhóm Text, chọn nút lệnh Wort Art, chọn mẫu chữ mong muốn.

Bước 3: Nhập nội dung vào hộp Your text here.

Hình 4.25. Chọn mẫu chữ cho Wort Art 

Hình 4.26. Chèn SmartArt

Chèn SmartArt vào slide

Có rất nhiều kiểu SmartArt dựng sẵn trong PowerPoint 2010. Các kiểu này được phân loại vào các nhóm rất thuận tiện cho người dùng tìm kiếm và sử dụng.

Các bước để chèn SmartArt vào slide như sau:

Bước 1: Chọn slide.

Bước 2: Chọn thẻ Insert, tại nhóm Illustrations chọn nút lệnh SmartArt (Hình 4.26).

Bước 3: Cửa sổ Choose a SmartArt Graphic xuất hiện, chọn kiểu nhóm và chọn kiểu SmartArt thích hợp, chẳng hạn chọn nhóm kiểu Picture như trong Hình 4.27. Trong nhóm này chọn kiểu Circular Picture Callout, nháy chuột vào nút lệnh OK.

Hình 4.27. Hộp thoại Choose a SmartArt Graphic

Bước 4: Một sơ đồ được chèn vào slide như Hình 4.28, các hình sẽ lần lượt được gán vào các vị trí tạo sẵn trên sơ đồ. Mỗi vị trí tạo sẵn gọi là các Shape. Các bước chèn hình ảnh vào các Shape được thực hiện tương tự như chèn hình ảnh đã trình bày ở mục trên.

Hình 4.28. Slide chèn Smart Art

Chèn âm thanh vào slide

PowerPoint 2010 cho phép chèn rất nhiều định dạng âm thanh khác nhau vào slide như: .aiff, .au, .mid, .mp3, .wav, .wma, nhưng thông thường các định dạng .mp3 hay .wma được sử dụng nhiều hơn vì chúng có chất lượng tốt và có kích thước tập tin nhỏ.

Các bước thực hiện chèn âm thanh vào slide như sau:

Bước 1: Chọn slide cần chèn.

Bước 2: Chọn thẻ Insert, trong nhóm Media nháy chuột vào mũi tên trở xuống trong nút lệnh Audio, chọn Audio from File (Hình 4.29)

Hình 4.29. Chèn âm thanh

Bước 3: Hộp thoại Insert Audio xuất hiện, chọn tập tin âm thanh đang lưu trữ trên máy tính và nháy nút Insert. Khi đó, một bicu tượng loa xuất hiện trên slide đại diện cho tập tin âm thanh, có thế di chuyển nó vào góc của slide.

Hình 4.30. Chọn âm thanh chèn vào slide

Ngoài ra, âm thanh có thể được chèn vào slide từ các nguốn khác như thư viện Clip Art Audio hoặc ghi âm với tính năng Record Audio.

Chèn đoạn phim vào slide

PowerPoint 2010 tương thích với rất nhiều định dạng đoạn phim phổ biến hiện nay. Trong đó, hai định dạng nên sử dụng là .flv và ,wma vì chúng có chất lượng hình ảnh chấp nhận được, ít phát sinh lỗi khi chèn và có kích thước tập tin nhỏ.

Các bước chèn đoạn phim vào slide như sau:

Bước 1: Chọn slide.

Bước 2: Chọn thẻ Insert, chọn nhóm Media, nháy chuột vào mũi tên trỏ xuống trong nút lệnh Video, chọn Video from File.

Hình 4.31. Chèn đoạn phim vào slide

Bước 3: Cửa sổ Insert Video xuất hiện, chọn tệp đoạn phim đang lưu trên máy tính và nháy chọn nút lệnh Insert để chèn vào slide.

Hình 4.32. Chọn vị trí đoạn phim chèn vào slide

Các bước chèn bảng biểu vào slide như sau:

Bước 1: Chọn slide cần chèn bảng.

Bước 2: Chọn thẻ Insert, trong nhóm Tables nháy chuột vào mũi tên trỏ xuống trong nút lệnh Table, chọn Insert Table.

Bước 3: Cửa sổ Insert Table xuất hiện, nhập số hàng của bảng vào hộp Number of columns, nhập số cột của bảng vào hộp Number of rows. Nháy chuột vào nút lệnh OK để kết thúc quá trình chèn bảng.

Chú ý: Bước 2 và Bước 3 có thể thay bằng thao tác xác định sổ hàng và số cột của bảng cần chèn trong “vùng lưới xác định bảng” ngay sau khi nháy chuột vào mũi tên trỏ xuống trong nút lệnh Table.

Biểu đồ nên được chèn trong một slide mới theo các bước sau:

Bước 1: Chọn thẻ Home, tại nhóm Slides chọn New Slide

Bước 2: Chọn kiểu Layout là Title and Content và nhập tựa đề cho slide. Thông thường tựa đề của slide là tên của biểu đồ cần thể hiện. Chẳng hạn trong phần minh hoạ các thao tác vẽ biểu đồ này sẽ trình bày cách vẽ biểu đồ thể hiện tỉ lệ phần trăm giữa học sinh giỏi, khá, trung bình của lớp 9A.

Hình 4.33. Slide biểu đố so sánh tỉ lệ học sinh lớp 9A

Bước 3: Nháy chuột vào Insert Chart trong placeholder bên dưới hoặc chọn thẻ Insert, chọn nhóm Illustrations, chọn nút lệnh Insert Chart. Hộp thoại Insert Chart xuất hiện.

Bước 4: Chọn nhóm đồ thị cần vẽ. Trong ví dụ minh hoạ này chọn nhóm Pie. Chọn kiểu đổ thị là Exploded pie in 3-D.

  

Hình 4.34. Chọn kiểu đồ thị

Hình 4.35. Cửa sổ Excel để nhập dữ liệu cho đồ thị

Bước 5: Chọn nút lệnh OK, cửa sổ Microsoft Excel xuất hiện chứa các số liệu mẫu của đồ thị.

Bước 6: Nhập đầy đủ số liệu thống kê theo yêu cẩu vào cửa sổ Excel và đóng cửa sổ Excel sau khi nhập xong.

Vị trí của một đối tượng có thể được thay đổi ngay trên slide chứa nó hoặc trên slide khác. Để thay đổi vị trí đổi tượng ngay trên slide chứa nó, cần chọn đối tượng, nhấn và giữ nguyên nút chuột trái để “cầm” đối tượng, di chuyển chuột để “mang” đối tượng đến vị trí đích và nhả tay ra khỏi nút chuột trái để đặt đối tượng tại vị trí đích đó.

Để di chuyển đối tượng sang một slide khác, cấn chọn đối tượng, nháy nút chuột phải, chọn nút lệnh Cut. Sau đó di chuyển chuột đến vị trí trên slide đích, nháy chuột phải tại vị trí đích đó, chọn lệnh Paste.

Ngoài cách định dạng cho các placeholder vàn bản trong chế dộ Slide Master để áp dụng cho tất cả các slide trong bài thuyết trình, cũng có thể định dạng riêng lẻ cho một slide cụ thế nào đó với mục đích làm nổi bật thông tin trên slide. Các định dạng bao gồm định dạng font chữ, định dạng đoạn văn, định dạng lẻ.

Các bước để định dạng font chữ như sau:

Bước 1: Chọn khối văn bản trên slide cần định dạng.

Bước 2: Chọn thẻ Home, chọn nhóm Font, chọn lại font chữ trong hộp Font.

Bước 3: Nhập kích thước chữ trong hộp Font Size.

Bước 4: Chọn màu cho văn bản tại hộp Font Color.

Hình 4.36. Thay đổi font chữ

Hình 4.37. Thay đổi kích thước và màu chữ

Định dạng đoạn văn bản bao gổm thiết lập các thuộc tính: Bullets (đánh dấu đầu doạn); Numbering (đánh số tự động); Alignments (canh lề) và Line Spacing (dãn dòng). Dưới đây là các bước định dạng đoạn văn bản cho các thuộc tính trên. Trong thực tế, có thể không cần thực hiện tất cả các bước 3, 4 và 5.

Bước 1: Chọn khối văn bản trên slide cần định dạng.

Bước 2: Trong thẻ Home, chọn nhóm Paragraph.

Hình 4.38. Định dạng Paragraph

Bước 3: Thay đổi kiểu Bullets và Numbering bằng nhóm lệnh

Bước 4: Định dạng kiểu canh lể văn bản bởi nhóm lệnh .

Bước 5: Định dạng dãn dòng văn bản bằng nút lệnh .

Thêm hiệu ứng cho các đối tượng

• Văn bản là đối tượng được sử dụng nhiều nhất trong bài thuyết trình. Do vậy PowerPoint xây dựng sẵn nhiều kiểu hiệu ứng thú vị cho đối tượng này. Hiệu ứng có thể được thiết lập cho từng dòng, chữ hoặc kí tự của đoạn văn bản trong text box, hay cho cả đối tượng Text Box.
• Việc thiết lập hiệu ứng cho các đối tượng khác được chèn vào PowerPoint như chữ nghệ thuật (Wort Art), hình ảnh (picture), hình vẽ (shape), âm thanh (audio), đoạn phim (video), bảng biểu (table), biểu đồ (chart) cũng hoàn toàn tương tự như cách thiết lập hiệu ứng cho đối tượng Text Box. Do đó, mục này chú trọng các bước thiết lập hiệu ứng cho văn bản.

Các tuỳ chọn hiệu ứng cho đoạn văn bản trong Text Box như ở bảng sau:

Bảng 4.1. Tuỳ chọn hiệu ứng cho các đoạn văn bản trong Text Box

Nhóm văn bản	Mô tả
As one Object	Cả Text Box thực thi hiệu ứng một lần.
All Paragraphs As One	Tất cả các đoạn văn bản (dòng) trong Text Box thực thi hiệu ứng riêng lẻ nhưng diễn ra đồng thời.
By 1st Level Paragraphs	Thực thi hiệu ứng đến các đoạn vãn bản thuộc cấp thứ nhất trong Text Box. Các dòng là cấp con của cấp thứ nhất không có hiệu ứng riêng.
By 2nd Level Paragraphs	Thực thi hiệu ứng đến các đoạn văn bản thuộc cấp thứ hai trong Text Box. Các dòng là cấp con của cấp thứ hai không có hiệu ứng riêng.
By 3rd Level Paragraphs	Thực thi hiệu ứng đến các đoạn văn bản thuộc cấp thứ ba trong Text Box. Các dòng là cấp con của cấp thứ ba không có hiệu ứng riêng.
By 4th Level Paragraphs	Thực thi hiệu ứng đến các đoạn văn bản thuộc cấp thứ tư trong Text Box. Các dòng là cấp con của cấp thứ tư không có hiệu ứng riêng.
By 5th Level Paragraphs	Thực thi hiệu ứng đến các đoạn văn bản thuộc cấp thứ năm trong Text Box.

Tuỳ chọn hiệu ứng cho các từ trong các dòng văn bản như ở bảng sau: Bảng 4.2. Tuỳ chọn hiệu ứng cho các từ trong các dòng vãn bản

Nhóm văn bản	Mô tả
As at One	Các dòng thực thi hiệu ứng một lần.
By word	Thực thi hiệu ứng đến mỗi từ trong dòng văn bản.
By letter	Thực thi hiệu ứng dến mỗi kí tự trong dòng vàn bản.

Các bước áp dụng hiệu ứng cho các đoạn văn bản

 

Hình 4.40. Các hiệu ứng dựng sẵn

Bước 3: Chọn kiểu hiệu ứng trong hộp Animation Styles. Ví dụ, Hình 4.41 minh hoạ sử dụng hiệu ứng Entrance với kiểu Fly In. Khi đó, hộp văn bản xuất hiện thêm số thứ tự là 1 ở đẩu mỗi dòng văn bản. Điều này có nghĩa là hiệu ứng sẽ được thực thi đầu tiên trên slide và khi thực hiện hiệu ứng thì PowerPoint sẽ cho xuất hiện đồng thời các dòng trong hộp văn bản (vì hiệu ứng được tác động lên toàn bộ Text Box đã được chọn ở bước 1).

Hình 4.41. Chọn kiểu hiệu ứng Fly In

Bước 4: Nháy chuột vào nút lệnh Effect Options trong nhóm Animation và chọn kiều hiệu ứng. Ví dụ, Hình 4.42 minh hoạ kiểu hiệu ứng Fly In được chọn. Tiếp theo, quy định hướng xuất hiện của đối tượng khi diễn ra hiệu ứng. Chẳng hạn đó là hướng From Bottom-left (văn bản sẽ bay từ góc dưới bên trái lên vị trí của nó được đặt trên slide).

Hình 4.42. Effect Options

Bước 5: Để chọn lại kiểu hiệu ứng khác, trong nhóm lệnh Animation Styles, nháy chuột để chọn nút lệnh More Entrance Effects. Khi đó, hộp thoại Change Entrance Effects sẽ xuất hiện nhiều kiểu hiệu ứng để lựa chọn.

Hình 4.43. Thay đổi kiểu hiệu ứng

• Nháy chuột để tích chọn hộp Preview Effects rối nháy chuột vào tên các hiệu ứng và xem kết quả thể hiện trên slide.
• Sau khi chọn được một kiểu vừa ý, nháy chuột chọn nút lệnh OK.

Các tuỳ chọn hiệu ứng nâng cao cho văn bản

Để thiết lập các thông số hiệu ứng nâng cao cho hộp văn bản, trong nhóm Advanced Animation chọn nút lệnh Animation Pane. Cửa sổ Animation Pane sẽ xuất hiện bên phải cửa sổ soạn thảo Normal View.

Hình 4.44. Mở khung Animation Pane

Các tuỳ chọn nâng cao của hiệu ứng Fly In trong hộp thoại trên:

Hình 4.45. Hộp thoại tuỳ chọn nâng cao cho hiệu ứng Fly In

Bảng 4.4. Các nút lệnh liên kết dựng sẵn

Nút	Tên	Mặc định liên kết đến
	Back hoặc Previous	Về slide liền trước trong bài trình chiếu.
	Forward hoặc Next	Đến slide liền sau trong bài trình chiếu.
	Beginning	Về slide đầu tiên trong bài trình chiếu.
	End	Đến slide cuổi cùng trong bài trình chiếu.
	Home	Về slide đầu tiên trong bài trình chiếu.
	Informaion	Mặc dịnh là không làm gì, do đó cần thiết lập hành động cho nút bấm này.
	Return	Trở về slide mới xem trước đó.
	Movie	Mặc định là không làm gì, cán thiết lập hành động cho nó (ví dụ như phát đoạn phim).
	Document	Mặc định là không làm gì, cần thiết lập hành động cho nó (ví dụ như mở một tập tin).

 

Hình 4.61. Cửa sổ Action Setting

• Trên thẻ Mouse Click (hành động xảy ra khi nháy chuột) có các lựa chọn như sau:
  • None: Không thực hiện hành động gì.
  • Hyperlink to: Tạo liên kết đến vị trí được lựa chọn.
    • Previous Slide, Next Slide, First Slide, Last Slide, Last Slide Viewed: Các tuỳ chọn này thực hiện hành động chuyển tới slide theo như tên của nó.
    • End Show: Dừng trình chiếu.
    • Custom Show: Mở hộp thoại Link to Custom Show, từ đó có thể chọn custom show muốn chuyển tới.
    • Slide: Mở hộp thoại Hyperlink to Slide, từ đó chọn slide muốn chuyển tới.
    • URL: Mở hộp thoại Hyperlink to URL, từ đó nhập vào địa chỉ trang web muốn chuyển tới.
    • Other PowerPoint Presentation: Mở hộp thoại Hyperlink to Other PowerPoint Presentation, từ đó chọn các tập tin thuyết trình khác muốn chuyển tới.
    • Other File: Mở hộp thoại Hyperlink to Other File, từ đó chọn tập tin muốn mở, nếu là tập tin khác PowerPoint thì ứng dụng tương ứng sẽ được mở lên đổng thời với tập tin.
  • Run program: Chạy một chương trình được lựa chọn.
  • Play sound: Chèn thêm âm thanh.
• Thẻ Mouse Over: Hành động xảy ra khi di chuột vào nút lệnh, các tuỳ chọn cũng tương tự như thẻ Mouse Click.