Bài 15: Làm quen với Microsoft Word

Khởi động Word một trong hai cách sau:

• Cách 1. Nháy đúp chuột lên biểu tượng  của Word trên màn hình nền;
• Cách 2. Từ nút Start của Windows chọn Start \(\rightarrow\) All Programs \(\rightarrow\) Microsoft Word.

Sau khi khởi động, Word mở một văn bản trống lấy tên tạm thời là Document1 (hình 1). 

a. Các đối tượng chính trên màn hình

Hình 1. Màn hình làm việc của Word

Word cho phép người dùng thực hiện các thao tác trên văn bản bằng nhiều cách: sử dụng lệnh trong các bảng chọn; sử dụng các biểu tượng (nút lệnh) tương ứng trên các thanh công cụ hoặc các tổ hợp phím tắt.

b. Thanh bảng chọn

• Mỗi bảng chọn gồm các lệnh có chức năng cùng nhóm.
• Thanh bảng chọn (hình 2) chứa tên các bảng chọn: File, Edit, View,... 
• Mỗi lệnh được thực hiện bằng cách nháy chuột vào tên bảng chọn rồi nháy chuột vào dòng lệnh đó.

Bảng dưới đây mô tả ngắn gọn các bảng chọn của Word:

Bảng chọn	Mô tả
File (Tệp)	Các lệnh xử lí tệp văn bản, như­ Open (Mở), New (Mới), Close (Đóng), Save (Lưu), Save As... (Lưu với tên khác...), Print (In), Exit (Thoát),...
Edit (Biên tập)	Các lệnh biên tập văn bản như ­Cut (Cắt), Copy (Sao), Paste (Dán),...
View (Hiển thị)	Các lệnh hiển thị như­ Normal (Chuẩn), Page Layout (Bố trí trang), Toolbar (Thanh công cụ)...
Insert (Chèn)	Các lệnh chèn đối tượng vào văn bản: Break (Ngắt), Page Number (Sốố trang), Picture (Hình),...
Format (Định dạng)	Các lệnh định dạng như Font (Phông chữ), Paragraph (Đoạn văn bản),...
Tools (Công cụ)	Các lệnh trợ giúp công việc soạn thảo
Table (Bảng)	Các lệnh làm việc với bảng biểu
Windows (Cửa sổ)	Các lệnh liên quan đến hiển thị cửa sổ
Help (Trợ giúp)	Các hướng dẫn trợ giúp

Bảng 2. Các bảng chọn của Word

c. Thanh công cụ

• Thanh công cụ chứa biểu tượng của một số lệnh thường dùng.
• Có nhiều thanh công cụ trong Word như:
  • Thanh công cụ chuẩn (hình 2);
  • Thanh công cụ định dạng;
  • Thanh công cụ vẽ;
  • ...
• Để thực hiện lệnh, chỉ cần nháy chuột vào biểu tượng tương ứng trên thanh công cụ (do vậy các biểu tượng này còn được gọi là các nút lệnh).

Hình 2. Thanh công cụ chuẩn

Bảng dưới đây trình bày là tính năng của một số nút lệnh cơ bản trên thanh công cụ chuẩn:

Nút lệnh	Tên nút lệnh	Tính năng
	New	Tạo tệp mới
	Open	Mở tệp đã có
	Save	Lưu tệp đang mở
	Print	In tệp đang mở
	Print Preview	Xem văn bản trước khi in
	Spelling	Kiểm tra chính tả và ngữ pháp (nếu có)
	Cut	Cắt đối tượng được đánh dấu và đặt vào Clipboard
	Copy	Sao đối tượng được đánh dấu và đặt vào Clipboard vùng đệm
	Paste	Dán (sao) nội dung Clipboard vào vị trí con trỏ văn bản hiện thời
	Undo	Huỷ bỏ thao tác vừa làm
	Redo	Khôi phục thao tác vừa huỷ bỏ

Bảng 3. Tính năng của một số nút lệnh cơ bản trên thanh công cụ chuẩn

Chú ý 1: Clipboard là bộ nhớ tạm thời trong Windows.

• Soạn thảo một văn bản thường bao gồm: gõ nội dung văn bản, định dạng, in ra. Văn bản có thể được lưu trữ để sử dụng lại để hoàn thiện hơn.   
• Thông thường, sau mỗi phiên làm việc với Word, chúng ta phải lưu văn bản.

a. Lưu văn bản

Thực hiện một trong các cách sau đây:

• Cách 1. Chọn File \(\rightarrow\) Save;
• Cách 2. Nháy chuột vào nút lệnh Save trên thanh công cụ chuẩn;
• Cách 3. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S.

Khi thực hiện việc lưu văn bản, có thể xảy ra một trong hai trường hợp sau:

• Trường hợp 1. Khi văn bản được lưu lần đầu, cửa sổ Save As xuất hiện cho phép đặt tên cho tệp văn bản.
• Trường hợp 2. Nếu tệp văn bản đó đã được lưu ít nhất một lần, thì khi lưu văn bản bằng các cách trên, mọi thay đổi trên tệp văn bản sẽ được lưu và không xuất hiện cửa sổ Save As (Ta vẫn có thể lưu văn bản này với tên khác hoặc trong thư mục khác bằng cách chọn lệnh File \(\rightarrow\) Save As...).

Hình 3. Cửa sổ Save As

Chú ý: Tên các tệp văn bản trong Word có phần mở rộng ngầm định là .doc, do vậy chỉ cần quan tâm đến phần chính của tên.

b. Kết thúc phiên làm việc với văn bản

Thực hiện một trong các cách sau đây:

• Cách 1. Chọn File \(\rightarrow\) Close;
• Cách 2. Nháy chuột tại nút  ở bên phải thanh bảng chọn (thao tác này được gọi là đóng tệp văn bản) để đóng tệp văn bản.

c. Kết thúc phiên làm việc với Word

Thực hiện một trong các cách sau đây:

• Cách 1. Chọn File \(\rightarrow\) Exit;
• Cách 2. Nháy chuột tại nút  ở góc trên, bên phải màn hình của Word.

a. Mở tệp văn bản

a. 1. Mở tệp văn bản mới

Thực hiện một trong các cách sau:

• Cách 1. Chọn File \(\rightarrow\) New;
• Cách 2. Nháy chuột vào nút lệnh  New trên thanh công cụ chuẩn;
• Cách 3. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.

a.2. Mở tệp văn bản đã có

Thực hiện một trong các cách sau:

• Cách 1. Chọn File \(\rightarrow\) Open;
• Cách 2. Nháy chuột vào nút lệnh  Open trên thanh công cụ chuẩn;
• Cách 3. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O.

Tiếp theo, chọn tệp văn bản cần mở trong cửa sổ Open (hình 4).

Hình 4. Cửa sổ Open

Chú ý 2: Có thể nháy đúp vào tệp văn bản để mở.

b. Con trỏ văn bản và con trỏ chuột

Có hai loại con trỏ trên màn hình: Con trỏ văn bản (còn được gọi là con trỏ soạn thảo) và con trỏ chuột.

                                                   

Hình 5. Con trỏ văn bản và con trỏ chuột

• Con trỏ văn bản có dạng | (hình 5.a), luôn nhấp nháy và chỉ ra vị trí hiện thời nơi các kí tự sẽ xuất hiện khi ta gõ văn bản từ bàn phím. Trong khi người dùng gõ văn bản, con trỏ văn bản sẽ di chuyển từ trái sang phải và từ trên xuống dưới. Nếu muốn chèn kí tự hay một đối tượng vào văn bản, ta phải di chuyển con trỏ văn bản tới vị trí cần chèn.  
• Ở trong vùng soạn thảo, con trỏ chuột có dạng I (hình 5.b), nhưng đổi thành  khi ra ngoài vùng soạn thảo.

Chú ý 3:  Con trỏ văn bản không thay đổi vị trí khi ta di chuyển con trỏ chuột.

Di chuyển con trỏ văn bản:

Có hai cách di chuyển con trỏ văn bản tới vị trí mong muốn:

• Dùng chuột: Di chuyển con trỏ chuột tới vị trí mong muốn và nháy chuột.
• Dùng phím: Nhấn các phím Home, End, PageUp, PageDown, các phím mũi tên hoặc tổ hợp phím Ctrl và các phím đó.

Màn hình đôi khi chỉ hiển thị được một phần của văn bản. Để xem các phần khác một cách nhanh chóng, có thể sử dụng thanh cuộn ngang và thanh cuộn dọc.

c. Gõ văn bản vào từ bàn phím

• Trong khi gõ văn bản, nếu con trỏ soạn thảo đã ở vị trí cuối dòng thì nó sẽ tự động xuống dòng, do vậy ta không phải quan tâm tới việc xuống dòng.
• Một văn bản bao gồm nhiều đoạn văn bản, các đoạn văn bản có thể gồm một hay nhiều dòng. Phím Enter dùng để kết thúc một đoạn văn bản và chuyển sang đoạn văn bản mới.
• Trong khi gõ văn bản, cần lưu ý hai chế độ gõ văn bản sau:
  • Ở chế độ chèn (Insert): Nội dung văn bản gõ từ bàn phím sẽ được chèn vào trước nội dung đã có từ vị trí con trỏ văn bản.
  • Ở chế độ đè (Overwrite): Mỗi kí tự gõ vào từ bàn phím sẽ ghi đè, thay thế kí tự đã có tại vị trí con trỏ văn bản.

Chú ý 4:

• Nhận biết chế độ chèn/chế độ đè bằng cách quan sát thanh trạng thái: nếu chữ OVR sáng có nghĩa đang ở chế độ đè, ngược lại là đang ở chế độ chèn (hình 6.).
• Nhấn phím Insert hoặc nháy đúp chuột vào nút  trên thanh trạng thái để chuyển đổi giữa hai chế độ gõ.

Hình 6. Phân biệt hai chế độ gõ văn bản

d. Các thao tác biên tập văn bản

d. 1. Chọn văn bản

Thực hiện một trong các cách sau:

• Cách 1. Nhấn đồng thời phím Shift + phím mũi tên hoặc Home, End.
• Cách 2. Nháy chuột vào vị trí bắt đầu, kéo chuột trên phần văn bản còn chọn.

Chú ý 5: Nhấn Ctrl+A nếu muốn chọn nhanh toàn bộ văn bản.

d.2. Xóa văn bản

• Để xoá một vài kí tự, nên dùng các phím BackSpace hoặc Delete:
  • Phím BackSpace (phím \(\leftarrow\)) dùng để xoá kí tự trước con trỏ văn bản.
  • Phím Delete dùng để xoá kí tự sau con trỏ văn bản.
• Muốn xóa những phần văn bản lớn hơn, nên thực hiện như sau:
  • Bước 1. Chọn phần văn bản định xoá.
  • Bước 2. Dùng các phím xóa Delete hoặc Backspace.
  • Bước 3. Chọn Edit→Cut hoặc nháy .

d.3. Sao chép

Để sao một phần văn bản đến một vị trí khác, ta thực hiện theo các bước:

• Bước 1. Chọn phần văn bản muốn sao;
• Bước 2. Chọn Edit \(\rightarrow\) Copy hoặc nháy . Khi đó, phần văn bản đã chọn được lưu vào Clipboard;
• Bước 3. Đưa con trỏ văn bản tới vị trí cần sao;
• Bước 4. Chọn Edit \(\rightarrow\) Paste hoặc nháy .

d.4. Di chuyển văn bản

Để di chuyển một phần văn bản từ vị trí này sang vị trí khác, ta thực hiện như sau:

• Bước 1. Chọn phần văn bản cần di chuyển;
• Bước 2. Chọn Edit \(\rightarrow\) Cut hoặc nháy để xóa phần văn bản đó tại vị trí cũ và lưu vào Clipboard;
• Bước 3. Đưa con trỏ văn bản tới vị trí mới;
• Bước 4. Chọn Edit \(\rightarrow\) Paste hoặc nháy  để sao phần văn bản được lưu trong Clipboard vào.

Chú ý 5: Trong thực hành, ta có thể dùng tổ hợp phím tắt để thực hiện nhanh các thao tác như sau:

• Ctrl+A để chọn toàn bộ văn bản;                                
• Ctrl+C tương đương với lệnh Copy;
• Ctrl+X tương đương với lệnh Cut;                               
• Ctrl+V tương đương với lệnh Paste.

Sau khi học xong Bài 15: Làm quen với Microsoft Word, các em cần nắm vững các thao tác như khởi động, kết thúc phiên làm việc, thao tác với tệp văn bản,…