Như chúng ta đã biết VLOOKUP là một hàm cơ bản và hay sử dụng trong Excel dùng để tìm kiếm, tham chiếu theo 1 giá trị. Nhưng nếu trong một số trường hợp chúng ta muốn dò tìm kết quả chỉ dựa theo một số ký tự nhất định mà không phải toàn bộ các ký tự của ô tham chiếu chứa giá trị tìm kiếm thì sao? Trong trường hợp như vậy chúng ta sẽ cần phải kết hợp với hàm LEFT. Như vậy là chúng ta cần sử dụng 2 hàm kết hợp với nhau. Sau đây Học TV sẽ cùng các bạn tìm hiểu về cách sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp hàm LEFT trong Excel một số trường hợp cụ thể như sau:
Cách dùng VLOOUP kết hợp LEFT
Ví dụ dưới đây chúng ta có bảng danh sách nhân viên với 3 cột Mã nhân viên, Họ tên, Bộ phận. Yêu cầu điền tên Bộ phận theo mã.
Đặt vấn đề
Mã nhân viên có 5 ký tự trong đó 2 ký tự đầu đại diện cho bộ phận làm việc.
Vậy làm thế nào để có thể tra cứu được Bộ phận của từng người căn cứ vào Mã của họ? Đơn giản chỉ cần tách 2 ký tự đầu tiên của mã nv ra thôi
Tiến hình giải bài toán với VLOOPUP và LEFT.
Chúng ta cần làm 2 việc sau để giải quyết bài toán
- 1: Để tách được 2 ký tự đầu trong mã nhân viên chúng ta sử dụng hàm LEFT
- 2: Sử dụng VLOOKUP kết hợp với hàm LEFT ở trên để tham chiếu trong bảng E1:F5 để trả về bộ phận tương ứng.
Áp dụng công thức hàm LEFT vào ô C2. Gõ =LEFT(A2,2) nhấn Enter chúng ta thu được kết quả SX là 2 ký tự đầu của ô A2.
Tại ô C2 sử dụng hàm =LEFT(A2,2) ta thu được kết quả là 2 ký tự đầu của ô A2.
Chúng ta có thể Viết hàm VLOOKUP lồng với hàm LEFT như sau:
=VLOOKUP(LEFT(A2,2),E1:F5,2,0)
Trong đó kết quả cần tìm là cột thứ 2 trong vùng bảng E1:F5. Phương thức tham chiếu là tìm chính xác theo ký hiệu nên sử dụng số 0.
Tham chiếu sai định dạng ( ví dụ 1 số nhưng lại ở định dạng text)
Có thể ít khi bạn gặp trường hợp này, nhưng trong Kế toán thì gặp nhiều, đó là khi sử dụng các tài khoản kế toán, chúng ta rất hay nhầm lẫn không biết con số đó ở dạng Text hay dạng số. Do đó khi sử dụng hàm VLOOKUP sẽ ra kết quả lỗi #N/A.
Nguyên nhân:
Trong hàm VLOOKUP, chúng ta có vị trí ô I1 là dữ liệu dạng Số
Trong vùng DM_TK!A5:E315 thì cột A lại là dạng Text
Lúc này Excel sẽ coi 2 dữ liệu này không tương đồng với nhau. Dẫn tới không tìm ra kết quả và thông báo lỗi
Để khắc phục điều này, chúng ta cần phải sử dụng thêm hàm LEN, kết hợp hàmLEFT và hàm LEN để chuyển giá trị tại ô I1 về dạng TEXT. Khi đó tham chiếu bằng hàm VLOOKUP sẽ không bị lỗi nữa
Trên đây chúng ta đã học cách sử dụng được hàm VLOOKUP kết hợp hàm LEFT rồi. Trong nội dung bài học này, các bạn nên chú ý trình tự logic: Dùng hàm LEFT trước, sau đó mới viết hàm VLOOKUP lồng bên ngoài. Như vậy khi viết sẽ chính xác hơn, không bị sai sót cũng như dễ hiểu hơn. Chúc các bạn học tốt!
